مدیریت زمان در سه گام

این را باید بدانیم که مدیریت زمان و برنامه‌ریزی تنها به انجام کارهای اساسی یا وظایف شغلی محدود نمی‌شود. برای داشتن تفریح و سرگرمی هم باید نسبت به زمان حواس‌جمع عمل کرد. اگر می‌خواهیم به سینما برویم باید در ساعت مشخصی در محل سینما حاضر باشیم. هر کدام از ما برنامه‌ها و هدف‌های زیادی در سر داریم؛ اما اگر دست نجنبانیم، زمانْ فرصت انجام آن‌ها را از ما خواهد گرفت. ما در طول هفته 168 ساعت، زمان در اختیار داریم. با کاهش ساعت‌های خوابمان که برای هر فردی متفاوت است، به چه میزان از زمان درست استفاده می‌کنیم؟

این مقاله از سه گام تشکیل شده است. در گام اول 3 اشتباه رایج در مدیرت زمان را معرفی می‌کند. گام دوم 4 توصیه‌ برای بهبود مدیرت در زمان و زمان‌بندی را در خود جای داده است. در گام آخر نیز یک راه‌حل عملی برای مدیریت بهتر زمان ارائه کرده‌ایم.

گام اول: حواستان به این اشتباه‌ها باشد

1- خاک خوردن دفترچه یادداشت
بیشتر مردم فکر می‌کنند نوشتن کارهای روزانه برای افراد کم‌حافظه است. این یک باور غلط است. نوشتن کارهای روزمره باعث می‌شود در انجام آن‌ها نظم ایجاد شود.

2- تعیین نکردن هدف
آیا در حال حاضر می‌دانید در 6 ماه آینده به چه جایگاهی می‌رسید؟ شاید تعیین این مسئله برای 6 ماه جلوتر سخت باشد. خب برای 5 سال آینده چطور؟ اگر جواب این سوالات را نمی‌دانید، به دلیل این است که برای خودتان هدف‌گذاری نکرده‌اید.
هدف‌گذاری به مدیریت زمان کمک می‌کند. با این کار مقصد مشخصی برای انسان تعیین می‌شود.

3- به تعویق انداختن کارها
این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که شما به‌ جای آنکه الان روی کاری تمرکز کنید، آن را کنار می‌گذارید. زمانی که آن کار را به تعویق می‌اندازید عذاب وجدان می‌گیرید که چرا آن کار را انجام نداده‌اید. دوباره قصد می‌کنید آن را شروع کنید اما چون دوباره باید بر روی آن تمرکز کنید زمان را از دست می‌دهید. در آخر نیز به‌ خاطر اینکه به‌موقع نتوانسته‌اید کار را تمام کنید، زمان‌بندی بقیه کارهایتان خراب می‌شود.

گام دوم: این توصیه‌ها را در نظر داشته باشید

1- اولویت‌های خود را بشناسید
زمانی که برای انجام کارها ترتیب خاصی مشخص می‌کنیم، بهتر آن‌ها را عملی می‌کنیم. این را باید بدانیم که اولویت هر فرد با فرد دیگر متفاوت است. اولویت‌بندی شما شاید رفتن به مکان‌های گردشی مختلف در تعطیلات آخر هفته باشد. از طرف دیگر دوست شما برای انجام کارهای خانه اولویت‌بندی می‌کند. مهم این است که هر کدام از شما به کارهای مشخص شده‌اش برسد.

2- حواستان به برنامه‌تان باشد
فرض کنید شما در حال تحقیق برای یک پروژه هستید. یکی از همکاران یا آشنایانتان از شما می‌خواهد که برایش کاری انجام دهید. کمک کردن به دیگران هیچ ایرادی ندارد اما اجازه ندهید در برنامه شما اشکالی ایجاد شود. این اختلال شما را از هدفتان عقب می‌اندازد.
قدرت نه گفتن را در خود تقویت کنید. این مهارت به شما کمک زیادی می‌کند.

3- در برنامه خود فضای خالی ایجاد کنید
مدام به خودتان نگویید کار دارم، سرم شلوغ است یا وقت نمی‌کنم. مشغول بودن زیاد لزوما به معنی کارآمدی بیشتر نیست. در میان برنامه‌های انبوه خود، جایی برای فعالیت‌های جالب و سرگرم‌کننده باز کنید. فعالیت‌هایی مانند ورزش، مطالعه یا گذراندن وقت با خانواده. این کار به برنامه‌تان نظم بیشتری می‌دهد.

4- با یک دست چند هندوانه بر ندارید
زمانی که در حال مطالعه کتاب هستید، ممکن است یکی از دوستانتان به شما پیام بدهد. احتمال دارد همکارتان هم برایتان ایمیلی ارسال کرده باشند. شاید بخواهید به خواندن کتاب ادامه دهید و جواب پیغام و ایمیلتان هم بدهید که از زمانتان بهترین استفاده را ببرید؛ اما تجربه نشان داده است که 30 تا 40 درصد زمان انجام هرکدام از کارها بیشتر طول می‌کشد. از طرف دیگر زمانی که تمرکز از یک کار به چند کار اختصاص داده می‌شود، میزان دقت کاهش می‌یابد و احتمال خطا زیاد می‌شود.
در انجام کارهای مختلف کیفیت انجام کار را بالا ببرید. بر روی یک کار تمرکز کنید و آن را به بهترین شکل انجام دهید.

گام سوم: مدیریت زمان در سه گام

برای اینکه زمان خود را بهتر مدیریت کنید، آن‌ها را بنویسید ، بررسی کنید و تغییرشان دهید. البته تغییر همیشه به معنی تبدیل بد به خوب نیست و می‌تواند تبدیل خوب به خوب‌تر باشد.

1- کارهای خود را بنویسید

از زمانی که از خواب بیدار می‌شوید، هر کاری که انجام می‌دهید را یادداشت کنید. منظور از هر کاری، واقعا هر کاری که انجام می‌دهید، است.

اگر 10 دقیقه برای لباس پوشیدن زمان می‌گذارید، آن را هم بنویسید. زمان سپری‌شده در محل کار و استفاده از شبکه‌های اجتماعی را نیز یادداشت کنید. از زمانی که بیدار می‌شوید تا زمانی که می‌خوابید. همه و همه.

2- بررسی کنید

در انتهای روز به دفترچه یادداشت خود مراجعه کنید. کارهایی را که انجام داده‌اید، ببینید. زمان‌هایی را که احساس می‌کنید کارآمدی بیشتری داشته‌اید، مشخص کنید. 5 مورد از کارهایی که بیشتر از بقیه وقت شما را گرفته است، مشخص کنید.

به‌طور مثال، 30 دقیقه از زمان شما کنار دستگاه قهوه‌جوش تلف شده است زیرا با همکارانتان گرم صحبت شده‌اید. 1 ساعت در تلگرام و اینستاگرام چرخ زده‌اید. حتی ممکن است 15 دقیقه به کشف ناشناخته‌های عالم هستی اختصاص دهید! این را هم لحاظ کنید.

میزان زمان‌های ازدست‌داده خود را جمع بزنید. چقدر زمان ازدست‌داده‌اید که می‌توانستید به کارهای دیگر اختصاص دهید؟

3- زمان تغییر است

اکنون وقت آن رسیده است که به زمان نشان دهید رئیس چه کسی است!

• کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. یکی از بهترین ابزارهای این کار، نوشتن فهرست کارهای روزانه یا همان To Do List است.
• کارهای غیرضروری را کنار بگذارید. یک خانه‌تکانی اساسی در فعالیت‌هایتان، مقدار زمان خوبی را برایتان آزاد می‌کند.
• برای کارهایی که می‌خواهید انجام دهید نقطه شروع و پایان مشخص کنید. این کار باعث می‌شود که روزتان بخش‌بندی شود و یک برنامه‌ریزی داشته باشید.

یک هفته زمان مناسبی برای عادت کردن به این تمرین است.