هرکه کارش کم، بهره‌اش بیشتر؛ موانع واگذاری کارها

نویسندگان کتاب «هوشمندانه کار کنید، سخت کار نکنید» (نوشته جک کالیس و مایکل لوبایف) 13 توجیه شایعی که مانع از واگذاری کارها می‌شود را برشمرده‌اند؛ در این مقاله این موانع را مرور کرده و در نهایت راهبردهایی را برای واگذاری موثر کارها ارایه می‌کنیم.

مزایای واگذاری کارها

واگذاری کارها می‌تواند برای هر فردی که به کاری مشغول است، مفید و موثر باشد. هر کس یک وظیفه اصلی دارد و باید تمام‌ِ وقت و تمرکز خود را بر روی آن قرار دهد. واگذار کردن ماهرانه کارها، به شما وقت بیشتری می‌دهد تا آن را صرف کارهایی بکنید که فقط خود شما باید انجام دهید. واگذاری کارها این اجازه را به شما می‌دهد که به بخش‌های دیگر زندگی خود رسیدگی کنید، به امور شخصی برسید، ورزش و تفریح کنید، بیشتر با خانواده و دوستان خود باشید و روابط خود را تقویت کنید؛ فرصت برنامه‌ریزی بلندمدت پیدا می‌کنید تا کارهای خود را توسعه دهید و به کارایی، نتایج و منافع بیشتری دست‌یابید.

اگر همه کارها را خودمان انجام دهیم هرگز برای ورزش و تفریح فرصت پیدا نمی‌کنیم.

اما باوجود تمام این مزایا، چه دلایلی باعث می‌شود که افراد، روسا، مدیران و صاحب‌کاران، کارها را واگذار نکنند؟ آشنایی با این دلایل می‌تواند به ما ذهنیت بازتری بدهد تا با واگذاری موثر کارها به دیگران، زمان و انرژی بیشتری را صرف انجام کار اصلی خود کنیم و بتوانیم به بازدهی و نتایج بهتری برسیم.

1- پرمشغله‌تر از آن هستیم که فرصت واگذاری داشته باشیم

پرمشغله و سرگرم بودن معمولا فرصتی برای واگذار کردن کارها به دیگران پیش نمی‌آورد. چه در منزل و چه در محل کار، کارهای بسیاری هست که می‌توان آن‌ها را محول کرد تا دیگران انجام دهند اما ما معمولا برحسب عادت، واگذاری را فراموش کرده و همه کارها را خودمان بر عهده می‌گیریم. اما به این منظور کافی است هر وقت که قرار است کاری را انجام دهید از خود بپرسید که : «آیا کس دیگری می‌تواند این کار را انجام دهد؟» و اگر پاسخ مثبت است، بدهید آن کار را فرد دیگری انجام دهد.

کس دیگری را پیدا کنید که منزلتان را تمیز کند، یا اطلاعات لازم برای جلسه را گردآوری کند، یا پرونده‌ها را مرتب کند، یا وقت قرارها را هماهنگ کند. بدین ترتیب شما وقت و انرژی بیشتری در اختیار خواهید داشت تا صرف کارهای مهم‌تر خود بکنید. ممکن است استخدام یک منشی یا کارپرداز، هزینه‌ای برای شما داشته باشد اما در قبال آن شاید بتوانید در زمان به‌دست‌آمده به ایده‌ای برای فروش یا تولید بیشتر برسید که صدها برابر آن مبلغ برای شما سوددهی داشته باشد.

2- واگذاری کارها را نشانه ضعف می‌دانیم

ریشه این باور شاید به دوران کودکی ما برگردد. همه ما در شرایطی کاملا درمانده به دنیا می‌آییم و عملا همه کارهای ما را دیگران انجام می‌دهند. در این دوران، زندگی ما سراسر واگذاری است و بقای ما به انجام کار توسط دیگران وابسته است.

درحالی‌که به‌مرور رشد کرده و بالغ می‌شویم، این پیام را از والدین دریافت می‌کنیم که: «بزرگ شو، قوی باش و یاد بگیر از خودت مواظبت کنی. افرادی که بزرگ‌شده‌اند، خودشان کارهایشان را انجام می‌دهند اما بچه‌ها نمی‌توانند این کار را بکنند.» مثل بسیاری از باورهایی که در کودکی از والدین به ما منتقل شده است، این باور ممکن است در بزرگ‌سالی همچنان به کارها و رفتار ما جهت بدهد.

خودکفایی کامل، شاید در جامعه روستایی گذشته معتبر بوده اما در قرن بیست و یکم دیگر امکان ندارد. همه ما در جامعه مدرن به دلیل نیازهای گسترده خود مثل غذا، لباس، مسکن، امنیت و بسیاری نیازهای دیگر به سایرین وابسته هستیم.

بنابراین واگذار کردن کارها کاملا امری طبیعی و هوشمندانه است و به‌هیچ‌وجه نشانه ضعف نیست. از طرف دیگر ما با عدم واگذاری کارها، باارزش‌ترین دارایی خودمان یعنی زمان را کم‌ارزش تلقی کرده و آن را از دست می‌دهیم.

3- معتقدیم این کار ازلحاظ اخلاقی درست نیست

این نیز شاید به باورهای به ارث رسیده در کودکی مرتبط باشد. معمولا فکر می‌کنیم که حتما باید کاری ملموس انجام دهیم و اگر چنین نکنیم احساس گناه و عذاب وجدان به ما دست می‌دهد.

به همین دلیل تصور می‌کنیم با واگذار کردن کارها، کار ملموسی انجام نمی‌دهیم و گویی تنبلی می‌کنیم و دیگر سخت کار نمی‌کنیم و به این نتیجه می‌رسیم که این کار غیراخلاقی است. درصورتی‌که با واگذاری کارها ما نه به کسی آسیب می‌زنیم و حق کسی را ضایع می‌کنیم. پس هیچ جنبه غیراخلاقی در نفس محول کردن کارها وجود ندارد.

4- می‌گوییم به این کارها علاقه دارم و خودم انجامش می‌دهم

بسیاری از ما وقت‌های زیادی از روز کاری خود را به انجام کارهای جزئی می‌گذرانیم درحالی‌که به‌راحتی می‌توانیم آن‌ها را به دیگران محول کنیم. معمولا توجیهمان این است که: «من به این کار علاقه دارم و از انجامش لذت می‌برم.»

اما لذت بردن از کارهای کم‌اهمیت‌تر، معمولا روشی برای فرار یا طفره رفتن از انجام کارهای مهم‌تری است که احتمالا یا توانایی کمتری در انجام آن داریم و یا این‌که کمتر لذت‌بخش است.

با مشغول کردن خود به کارهای جزئی، احساس می‌کنیم که کاری انجام می‌دهیم و این احساس، هر نوع احساس گناه یا عذاب وجدانی را که از نادیده گرفتن کارهای مهم ناشی می‌شود، پنهان می‌کند.

5- از این‌که کنترل امور را از دست بدهیم می‌ترسیم

معمولا مدیرانِ با اعتمادبه‌نفس ضعیف، بیشتر از هرکسی از محول کردن کارها ترس دارند. آن‌ها می‌ترسند مبادا کارمندانی که برای انجام کارهای بیشتری آموزش‌دیده‌اند جای آن‌ها را بگیرند. برخی از افراد فکر می‌کنند که با واگذار کردن کارها کنترل خود بر اوضاع را از دست می‌دهند به همین دلیل ترجیح می‌دهند که همه‌ی کارها را خودشان انجام دهند.

این نگرانی نیز مانند بسیاری از ترس‌ها، بی‌پایه و اساس است و باعث می‌شود که نتوانیم استعدادها و توانایی‌های خود را با انجام کارهای مهم‌تر بروز دهیم. ادامه‌ی این بازی، یعنی مشغولیت به کارهای جزئی فراوان و فرار از انجام کارهای اصلی و مهم، به‌مرور ضعف فرد را آشکار ساخته و کارفرما را در مورد سمتی که داریم و این‌که آیا به ما نیاز دارد یا نه، دچار تردید می‌سازد.

6- واگذاری زمان‌بر است و ما فرصت آن را نداریم

در بسیاری مواقع واگذاری کارها وقت‌گیر است؛ باید برای تحویل کارها، آموزش شخص موردنظر و کنترل میزان کارایی او، وقت بگذاریم. پس مثل برنامه‌ریزی کردن که وقت‌گیر است، واگذار کردن کارها نیز وقت‌گیر است. اما با این کار ما درنهایت موجب صرفه‌جویی در وقت و انرژی خودمان می‌شویم.

نداشتن وقت برای واگذاری کارها به این می‌ماند که برای برنامه‌ریزی وقت نداشته باشیم، درصورتی‌که می‌دانیم برنامه‌ریزی درنهایت باعث صرفه‌جویی بسیاری در زمان ‌می‌شود.

7- فکر می‌کنیم خودمان بهتر و سریع‌تر کار را انجام می‌دهیم

اگر این حقیقت داشته باشد که خودتان کارها را سریع‌تر و بهتر انجام می‌دهید پس یا افراد مناسبی را استخدام نکرده‌اید یا آموزش کافی به آن‌ها نداده‌اید.

برخی فکر می‌کنند این که همه کارها را خودشان انجام دهند، نشانه قدرت است.

اگر در موقعیتی هستید که صاحب نفوذ و قدرت هستید، یکی از وظایف شما این است که به اعضای دیگر آموزش دهید تا به افرادی کارآمد و سازنده تبدیل شوند. با امتناع از واگذاری کارها، فرصت رشد و یادگیری عملی را از آن‌ها سلب می‌کنید.

8- رئیستان اجازه نمی‌دهد کار را به دیگری واگذار کنید

اگر رئیس یا مدیر شما انتظار دارد که همه کارها را خودتان انجام دهید یا اگر همسر شما انتظار دارد که به‌جای واگذاری برخی کارها به مستخدم پاره‌وقت، تمام کارهای خانه را خودتان انجام دهید؛ در هر دوی این موارد مشکل یکسان است و آن این‌که «در مورد چیستی مهم‌ترین جنبه‌های شغل یا کار شما سوءتفاهم وجود دارد.»

در این مورد باید با رئیس، مدیر یا همسر خود وارد مذاکره شوید تا آن‌ها را قانع کنید که واگذاری کارها نتایج بهتری دارد. ممکن است از او بخواهید که برخی کارها را برای مدتی به شخص دیگری واگذار کنید. اگر نتیجه مثبت بود قطعا رئیس یا همسر شما موافقت خواهد کرد که به واگذاری کارها ادامه دهید. و اگر نتیجه منفی بود، احتمالا آن کار، جزو کارهای مهم و اصلی شما بوده و باید خودتان انجامش دهید.

9- از این‌که به ما احساس منفی پیدا کنند و محبوبیت خود را از دست بدهیم، می‌ترسیم

این دلیلی است که معمولا بیشتر مدیران آن را انکار می‌کنند؛ اما ترس از دوست داشته نشدن از طرف کارمندان، علتی بسیار قدرتمند و شایع برای خودداری از واگذاری کارها به آن‌هاست. این طبیعی است که هر کس که در یک سازمان کار می‌کند تمایل داشته باشد که دیگران به آن‌ها علاقه‌مند باشند و دوستشان بدارند.

اما باید توجه کرد که کارمندان نیز چنین احساسی دارند که برای این‌که خدمتی انجام دهند، باید کاری بامعنا به آن‌ها سپرده شود که انجام دهند و اگر کاری به آن‌ها محول نشود، توانایی انجام خدمت آن‌ها تضعیف می‌شود. به همین دلیل کارمندان معمولا به مدیرانی که کارها را بامهارت واگذار می‌کنند، بیشتر از کسی که کارها را خودش انجام می‌دهد، علاقه‌مند می‌شوند.

10- از اشتباه کردن و مورد انتقاد قرار گرفتن می‌ترسیم

معمولا افراد کمال‌گرا از اشتباه کردن ترس زیادی دارند. آن‌ها از این‌که دیگری کارها را ناقص و ناکامل انجام دهد، واهمه دارند و به همین دلیل از واگذاری کارها به دیگران خودداری می‌کنند. اگر شما به‌عنوان رئیس یا مدیر یک سازمان دچار کمال‌گرایی باشید، ممکن است فضایی کاری به وجود آورید که در آن کسی حق اشتباه کردن نداشته باشد.

این نوع فضا رشد و کارایی را از بین می‌برد. وقتی‌که افراد برای هر اشتباه مورد انتقاد و سرزنش قرار گیرند، به‌زودی یاد می‌گیرند که برای اشتباه نکردن، هیچ کاری انجام ندهند. درنتیجه، تا آنجا که می‌توانند، کمتر کار می‌کنند تا کمتر اشتباه کنند.

11- هیچ‌کس دیگری از تجربه و توانایی لازم برخوردار نیست

بسیاری از ما عادت داریم کاری را که همسر، فرزند، همکار یا کارمند ما انجام می‌دهد، دست‌کم می‌گیریم و قضاوت عادلانه‌ای در مورد توانایی واقعی آن‌ها نداریم.

اگر دستیاران یا کارمندان شما ناکارآمد هستند پس چرا به آن‌ها حقوق می‌دهید؟ باید به آن‌ها اعتماد کنید و آن‌ها را هم در بازی شرکت دهید. هیچ معلمی مثل تجربه، قدرتمند نیست و تنها راه تواناتر و کارآمدتر شدن افراد این است که در حین انجام کار تجربه لازم را کسب کنند.

درگیر کارهای بی‌اهمیت شدن، می‌تواند بهانه‌ای باشد برای فرار از کارهای مهم.

12- طمع‌کار هستیم و همه‌چیز را برای خودمان می‌خواهیم

در محیط‌های رقابتی بسیاری از مدیران به طمع رسیدن به سمت‌های بالاتر، همه‌ی کارها را خودشان انجام می‌دهند. آن‌ها از این ترس دارند که اگر افرادی که کار را به آن‌ها واگذار کرده‌اند، موفقیتی به دست بیاورند، امتیاز انجام آن کار، به‌جای مدیر به شخص انجام دهنده تعلق گیرد و شانس مدیر برای ترفیع کاهش یابد. اما در این مواقع باید از خود پرسید که: «اگر نتوانم موجب ترفیع کارمندانم شوم، آیا لیاقت آن را دارم که ترفیع بگیرم؟»

13- اگر همه کارها را خودمان انجام دهیم، احساس می‌کنیم وجود ما ضروری است

معمولا نیاز ما به «موردنیاز بودن» مانعی است که در برابر افزایش کارایی از طریق واگذاری کارها به سایرین قرار می‌گیرد. اما حقیقت این است که انجام دادن کارها توسط خودتان وجود شما را واجب و ضروری نمی‌کند بلکه میزان کارایی و نتیجه‌ای که کسب می‌کنید نشان‌دهنده‌ی شایستگی شما برای جایگاهی است که در آن قرار دارید.

راهبردهایی برای واگذاری موثر کارها

وقتی که با غلبه بر موانع واگذاری کارها، تصمیم گرفتیم که برخی از کارهای خود را به دیگران واگذار کنیم؛ باید برخی نکات را در نظر بگیریم تا بیشترین بهره‌ از واگذاری کارها به دست آید. در اینجا برخی از مهم‌ترینِ این موارد را مرور می‌کنیم.

پیدا کردن شخص مناسب

همیشه گران‌ترین فرد، بهترین فرد نیست. درحالی‌که باید برای انجام عالی یک کار باید پول بیشتری بپردازید اما پرداخت پول زیاد تضمین نمی‌کند که فرد انتخاب‌شده برای کار شما مناسب باشد. پس شخصی را پیدا کنید که از هر لحاظ (هزینه و کارایی) مناسب باشد. همچنین اطمینان داشته باشید افرادی که قرار است کار را انجام دهند، آموزش و ابزارهای لازم را در اختیار دارند.

مشخص کردن محدوده و ماهیت کار

ماهیت و محدوده واگذاری را به‌طور روشن و دقیق بیان کنید. اگر در این زمینه مسامحه کنید، وقت کافی نگذارید و توضیح ندهید که چه انتظاری دارید، این احتمال وجود دارد که هر دو طرف در مورد محدوده و ماهیت کار دچار اشتباه شوند.

قدرشناسی از کار خوب

قدرشناس و سپاسگزار باشید. قدرشناسی صادقانه از انجام خوب کار، کارایی شما را در همکاری با دیگران بالا خواهد برد. قدردانی و پاداش دادن به رفتار خوب، احتمال تکرار رفتار و کار خوب را در آینده بیشتر می‌کند.

حمایت و پشتیبانی

به دیگران کمک کنید کمتر کار کنند و نتایج بیشتری کسب کنند. سپردن کارهای بی‌معنی به افراد راهی بری بی‌اثر کردن آن‌ها و کاهش میل به همکاری در آنان است. وقتی کاری را به یک فرد می‌سپارید باید ارزش وقت و تلاش آن‌ها را داشته باشد. حمایت لازم را از آن‌ها بکنید تا کار را به آسان‌ترین صورت و بدون قربانی شدن کیفیت کار، انجام دهند.

حمایت و پشتیبانی از شاخصه‌های زندگی اجتماعی است.

ممانعت از واگذاری معکوس

مواظب واگذاری معکوس باشید. وقتی‌که کاری را به دیگری واگذار کردید، نباید مثل یک بومرنگ به‌سوی خودتان بازگردد. اگر فرد دائما به‌سوی شما بازمی‌گردد و در مورد مسائل ریزودرشت سوال می‌کند و وقت شما را می‌گیرد، به او راهکاری بدهید که مانع این کار شود.

مثلا بگویید که در مورد مشکلات فکر کرده و آن‌ها را به همراه راه‌حل‌های احتمالی لیست کند، تا در یک جلسه‌ی محدود به‌طور موثر به آن رسیدگی کنید.

آزادی عمل مناسب

حق متفاوت عمل کردن و اشتباه کردن را به آن‌ها بدهید. اگر کسی کاری را به روش شما انجام نمی‌دهد دلیل بر این نیست که کارایی خوبی ندارد. اشتباه بخش جدایی‌ناپذیر از روند یادگیری است و باید درصورتی‌که افراد مایل به یادگیری و درس گرفتن از اشتباهات خود باشند، آن‌ها را پذیرفت و تحمل کرد.

بیان شفاف توقعات

از ابتدا شرایط انجام موفقیت‌آمیز کار را مشخص کنید. کمی وقت بگذارید و توضیح دهید که می‌خواهید کار چگونه انجام شود و به چه نتیجه‌ای برسد. علاوه بر بیان انتظارات خود، توضیح دادن علت و ضرورت کار نیز می‌تواند مفید باشد.

نظارت بر کار و کنترل کارایی

به خاطر داشته باشید که واگذار کردن کار، شما را از مسئولیت نمی‌رهاند. با این‌که شما کار را به دیگری محول کرده‌اید، اما نتیجه و مسئولیت نظارت بر اجرای آن را نمی‌توانید به دیگری واگذار کنید. پیگیری کنید. تا زمانی که شما مسئول کار هستید، وظیفه شما این است که انجام کار واگذارشده را پیگیری کنید. بنابراین آخرین مرحله کار محول شده این است که کارایی شخص جانشین خودتان را کنترل کنید.