تنش در محیط کار و پیش‌گیری از آن

شما وارد دفتر کار خود شده‌اید که همکارتان هم در آنجا کار می‌کند، با خود می‌گویید: «خدای من، یک روز ناامید‌کننده‌ی دیگر را در پیش دارم.» بخش مربوط به شما در دفتر کار بسیار تمیز و مرتب است و همه‌چیز سر جای خود قرار دارد. همیشه سر وقت به محل کار خود می‌رسید و همواره به این نکته توجه دارید که پشت تلفن با صدای بلند صحبت نکنید و برای همکارتان مزاحمت ایجاد نکنید. با این وجود تنش در محیط کار باعث می‌شود که شما نتوانید از کار خود لذت ببرید.

در نقطه مقابل، همکار محترم دقیقا برعکس شما عمل می‌کند. فنجان‌های خالی چای و قفسه‌ فایل‌های پر از گردوغبار در قسمت مربوط به او جلب نظر می‌کنند. اغلب دیر به سر کار می‌رسد و گاهی در هنگام کار رادیوی خود را روشن کرده و تمرکزتان را بر هم می‌زند. شما کارتان را دوست دارید، اما به دلیل وجود چنین همکاری در اتاقتان، حضور هر روزه در محل کار برایتان زجرآور است. او شما را عصبی می‌کند و اغلب با هم جر‌و‌بحث دارید.

کار مشابه، شیوه‌های متفاوت

اگر شما در این مورد اندکی فکر کنید، به سرعت می‌فهمید که برخوردهایی که بین شما رخ می‌دهد به دلیل شیوه‌ی متفاوت کارتان است. اگر این نکته را متوجه شوید، نقطه‌ی شروعی خواهد بود که بتوانید به صورت بسیار موثرتری در کنار هم کار کنید.

همه‌ی ما در محیط کار با چنین کشمکش‌هایی مواجه می‌شویم. این برخوردها می‌توانند مفید باشند، چون باعث ایجاد ارتباط و رشد طرفین درگیری و به وجود آمدن ایده‌های جدید می‌شود. البته، این نکات مثبت تنها زمانی خود را نشان می‌دهند که ما بدانیم درگیری از کجا شروع شده است. وقتی که ریشه‌ی مشکل را یافتیم، می‌توانیم قدم‌های صحیح را برای حل مشکل برداریم.

در اینجا، ما هشت دلیل اصلی پیدایش ناسازگاری‌ها در محیط کار را بررسی می‌کنیم و خواهیم دید که چگونه می‌توان از آن‌ها برای بهبود کار و افزایش بهره‌وری استفاده کرد.

دلیل تنش در محیط کار چیست؟

طبق تحقیقاتی که ارت بل و برت هارت، دو روانشناس آمریکایی، در مورد تنش در محیط کار انجام داده‌اند، ریشه‌ی این مشکلات برگرفته از این هشت موضوع است: درگیری بر سر منابع، روش‌های کار، درک و احساسات، اهداف، فشارها، نقش‌ها، ارزش‌های شخصی و سیاست‌ها و خط‌مشی‌های پیش‌بینی‌نشده.

شما می‌توانید از این طبقه‌بندی برای شناسایی دلایل احتمالی این تعارضات استفاده کنید. وقتی که ریشه‌ی مشکل را پیدا کردید، می‌توانید در قدم اول مانع بروز درگیری شوید و یا از استراتژی‌های حل اختلاف برای بهبود اوضاع استفاده کنید.

حال بیایید ببینیم برای هر یک از دلایل مذکور چه راه‌حل‌هایی برای جلوگیری از تنش و یا مدیریت آن وجود دارد.

کمبود منابع

همه‌ی ما نیازمند دسترسی به منابع خاصی (خواه ملزومات دفتری باشد یا کمک همکاران و یا حتی اتاق جلسات) برای اینکه بتوانیم کارمان را به نحو احسن انجام دهیم، هستیم. وقتی که بیشتر از یک نفر یا گروه نیازمند دسترسی به منابع یکسانی باشند، احتمال بروز تنش در محیط کار وجود دارد.

اگر شما یا افرادتان بر سر منابع در تعارض با دیگران بودند، از روش‌هایی مثل مذاکرات برد- برد یا مدل‌های تاثیرگذاری برای رسیدن به توافق استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای جلوگیری از چنین مشکلاتی، اطمینان حاصل کنید که تیم شما تمام نیازمندی‌های لازم برای انجام مناسب کارشان را در اختیار دارند. به آن‌ها یاد بدهید که چگونه زمان و منابعشان را اولویت‌بندی کنند و به چه شکلی با دیگران گفتگو کنند تا چنین تعارض‌هایی پیش نیاید.

اگر افراد شروع به جنگیدن بر سر منابع کردند، از دو طرف بخواهید بنشینند و به روشنی توضیح دهند که چرا نیاز آن‌ها برای این مورد ضروری‌تر است. یک بحث آزاد درباره مشکل به طرفین کمک می‌کند دیدگاه دیگران را هم بشناسند و با همدلی بیشتری در مورد نیازهایشان تصمیم بگیرند.

روش‌های کاری

هرکسی به شیوه متفاوتی و براساس نیازهای کاری و شخصیتی خود کار می‌کند. به طور مثال، برخی افراد دوست دارند که کارهایشان را در آخرین وقت‌های در نظر گرفته شده به انجام برسانند، اما گروهی دیگر به ضرب‌الاجل‌ها و زمان‌های تعیین‌شده بسیار پایبندند. درهرحال، این روش‌های مختلف انجام کار می‌تواند تعارض‌هایی به دنبال داشته باشد.

انسان‌ها شبیه هم نیستند. همین موضوع می‌تواند منشا تنش باشد.

برای جلوگیری از این گونه کشمش‌ها در تیمتان لازم است در هنگام تشکیل گروه، روش‌های کاری افراد و نقش‌های آنان را در نظر داشته باشید. همچنین می‌توانید از افراد خود بخواهید که تست‌های شخصیت‌شناسی را انجام دهند و این به آن‌ها کمک می‌کند که با شیوه‌های کاری افراد دیگر هم آشنا شوند، آن را بپذیرند و انعطاف‌پذیری بیشتری در مواجهه با آن‌ها داشته باشند.

ادراک و احساسات

هر کدام از ما جهان اطراف خود را به شیوه‌ متفاوتی می‌بینیم و دیدگاه خاص ما در مورد اتفاقات می‌تواند موجب بروز تنش شود، به ویژه زمانی که شخصی چیزی را می‌داند که دیگری نمی‌داند و به ندانستن خود هم آگاه نیست. اگر اعضای تیم شما معمولا به شایعات و جنگ‌های روانی مشغول هستند، ممکن است زیاد با مشکل کشمکش‌های ادراکی روبه‌رو شوید. علاوه بر این، انتقادهای منفی در مورد عملکرد و شکایت‌های مشتریان هم می‌تواند نتیجه چنین تعارضاتی باشد.

سعی کنید با داشتن ارتباط نزدیک با همکاران این مشکل را از بین ببرید، حتی در زمانی هم که می‌خواهید خبر بدی را اطلاع دهید. هرچقدر اطلاعات بیشتری را با افرادتان در میان بگذارید، احتمال اینکه آن‌ها تنها برداشت شخصی خودشان را از اتفاقات داشته باشد، کمتر می‌کند.

تعارض در ادراک براثر سیاست‌های سازمانی هم رخ می‌دهد. به طور مثال، وقتی شما پروژه‌ای را در اختیار کسی قرار می‌دهید، در حالی که جزو شرح وظایف شخص دیگری است، ناخواسته ممکن است باعث ایجاد یک جنگ قدرت در میان آن‌ها شوید. مهم است که یاد بگیرید چگونه خط‌مشی‌ها و سیاست‌های کاری را هدایت کنید و اعضای تیم را هم به همان سمت راهنمایی کنید.

اهداف

بعضی مواقع ما با مشکل تعارض اهداف در محیط کار روبه‌رو می‌شویم. مثلا یکی از مدیران به ما می‌گوید که سرعت در خدمت‌رسانی به مشتری مهم‌ترین هدف ماست. مدیر دیگر ممکن است از ما بخواهد خدمات کامل و باکیفیت را در اولویت قرار دهیم. واضح است که تطبیق این دو موضوع با هم در اکثر موارد بسیار دشوار است.

وقتی که می‌خواهید برای اعضای تیم خود هدف تعیین کنید، اطمینان حاصل کنید که این اهداف با هدف‌هایی که قبلا برای همان شخص یا سایر افراد تعیین کرده‌اید، در تعارض نباشد. اگر اهداف شما واضح نیست و یا با هم تضاد دارند، با رئیس خود صحبت کنید که اهداف متناسب با سیاست‌های کلی گروه و در راستای سایر هدف‌های در نظر گرفته‌شده برایتان تعیین کند.

فشار

ما اغلب برای انجام کارهایمان به کمک همکاران وابسته هستیم. چه اتفاقی ممکن است بیفتد وقتی که شما یک گزارش از همکارتان لازم دارید که تا ظهر آماده شده باشد، اما در همان زمان او یک گزارش متفاوت را برای شخص دیگری آماده کرده است؟

تنش‌های ناشی از فشار کاری مشابه تعارضات در اهداف هستند؛ تنها با این تفاوت که اولی معمولا برای کارهای اضطراری و فوری رخ می‌دهند، اما تعارض اهداف اغلب شامل پروژه‌هایی می‌شود که در زمان بیشتری باید انجام شوند. اگر احساس می‌کنید که افراد به دلیل مقاصد کوتاه‌مدت با هم درگیر می‌شوند، وظایف و ضرب‌الاجل‌ها را دوباره از اول برنامه‌ریزی کنید و فشار را از روی آن‌ها بردارید.

نقش‌ها

گاهی اوقات ما مجبوریم کاری را انجام دهیم که خارج از نقش و مسئولیت‌های عادی ماست. اگر این باعث شود که ما وارد محدوده شخص دیگری شویم، آنگاه کشمکش و جنگ قدرت ممکن است اتفاق بیفتد. عکس این قضیه هم می‌تواند رخ دهد، گاهی ممکن است احساس کنیم کاری را که به ما سپرده‌اند باید شخص دیگری به انجام برساند.

تعارض در نقش‌ها مشابه تعارض ادراکی است. یک نفر وظیفه‌ای را به عنوان بخشی از مسئولیت‌ها و در محدوده کاری خود می‌بیند، اما زمانی که شخص دیگری برای انجام آن اقدام می‌کند، منجر به درگیری و تنش در محیط کار می‌شود.

اگر گمان می‌کنید که اعضای تیم شما در مورد نقش‌هایشان دچار کشمکش شده‌اند، به آن‌ها شرح دهید که چرا فلان کار یا پروژه را به هر شخص محول کرده‌اید. توضیحات شما راه طولانی اصلاح و برداشتن این فشارها را به راحتی طی خواهد کرد. همچنین می‌توانید از یک چارت سازمانی برای نشان دادن نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد استفاده کنید، که آن‌ها به آسانی بر‌روی اهدافشان تمرکز کنند.

ارزش‌های شخصی متفاوت

تصور کنید رئیس از شما می‌خواهد کاری را انجام دهید که با ارزش‌ها و استانداردهای اخلاقی شما در تعارض است. آیا همان‌طور که رئیس خواسته عمل می‌کنید، یا آن را نمی‌پذیرید؟ اگر آن را رد کنید، آیا اعتماد او را از دست می‌دهید یا حتی ممکن است منجر به از دست‌دادن شغلتان هم بشود؟

وقتی که کار ما با ارزش‌های شخصی که برای خودمان داریم، در تضاد است، تنش‌ها به سرعت رخ می‌دهند. برای جلوگیری از رخ دادن این موضوع در محیط کارتان، شما لازم است که یک رهبر اخلاق‌گرا باشید. سعی کنید از افراد خود درخواست انجام کارهایی را که با ارزش‌های آن‌ها یا خودتان در تعارض است، نداشته باشید.

خط‌مشی‌های غیرقابل‌پیش‌بینی

وقتی مقررات و خط‌مشی‌ها در محیط کار تغییر می‌کنند و شما به طور واضح آن را به اطلاع تیم خود نمی‌رسانید، سردرگمی و تنش رخ خواهد داد. علاوه بر این، اگر شما موفق نشوید به طور مداوم خط‌مشی‌های محیط کار را در مورد اعضای گروه اعمال کنید، موجب ایجاد ناسازگاری و چندگانگی در رفتارها و در نهایت بروز اختلاف‌نظرهای مداوم می‌شود.

وقتی که مقررات و سیاست‌های کاری تغییر می‌کنند، اطمینان حاصل کنید که آنچه را باید به شیوه متفاوتی انجام شود و مهم‌تر از آن، دلیل تغییر خط‌مشی‌ها را به طور دقیق به اطلاع همه برسانید. وقتی که افراد بدانند چرا چنین قوانینی وضع شده است، بسیار راحت‌تر تغییرات را خواهند پذیرفت. همچنین وقتی که مقرراتی وضع می‌شود، کوشش کنید با نهایت دقت و به طور مداوم آن‌ها را اجرا کنید.

جمع‌بندی

دلایل هشتگانه بل و هارت چارچوب مفیدی را برای شناخت ریشه کشمکش‌های معمول بین افراد در محیط کار فراهم ‌می‌آورد و می‌تواند به شما کمک کند استراتژی‌های مناسب را برای مواجهه با این گونه تنش‌ها ایجاد کنید.

اما برای برخورد اثربخش‌تر با این وضعیت‌ها لازم است مهارت‌های حل مسئله و تعامل با دیگران را در خود تقویت کنید، به این ترتیب می‌توانید وقتی وارد دفتر کار خود شدید، انتظار یک روز خوب کاری و به دور از درگیری‌ها و ناسازگاری‌های رفتاری را داشته باشید.