چطور با تخمین زمان دقیق، بیشتر سود کنیم؟

چقدر طول می‌کشد که یک ساختمان به‌طور کامل ساخته و آماده بهره‌برداری شود؟ از لحظه‌ای که تصمیم به برگزاری یک کارگاه آموزشی می‌گیرید تا روزی که کارگاه برگزار می‌شود چقدر زمان نیاز دارید؟ تحویل یک پروژه پژوهشی چقدر وقت می‌گیرد؟ چطور می‌توانید تخمینی خوب از زمان موردنیاز برای انجام کارها داشته باشید؟

معمولا وقتی کاری را به ما می‌سپارند، می‌پرسند چقدر طول می‌کشد تا کار را تحویل دهیم. کمی فکر می‌کنیم و با تردید می‌گوییم دو هفته، نهایتا 20 روز. اما معمولا متوجه می‌شویم که تخمین زمان ما به‌هیچ‌عنوان واقع‌گرایانه نبوده. کار در هفته اول به پایان می‌رسد یا بعد از گذشت یک ماه می‌بینیم هنوز نیمی از کار باقی مانده است.

تخمین زمان، راز ثروت!

ساعت 8 صبح است و می‌خواهید از خانه به محل کار بروید. یک اپلیکیشن را روی گوشی خود باز می‌کنید. اپلیکیشن می‌گوید 23 دقیقه دیگر به محل کار می‌رسید. چقدر از این اپ خوشتان می‌آید اگر 8:23 در محل کار باشید؟ باور کنید کارفرماها و شرکا هم همین‌قدر از تخمین زمان دقیق خوشنود می‌شوند.

تخمین مناسب یعنی صرفه‌جویی در هزینه. اگر برای کاری که یک‌هفته وقت لازم داشته، یک ماه زمان در نظر گرفته باشید، هزینه یک ماه را بی‌خودی تلف کرده‌اید. همین‌طور اگر کار یک‌ماهه تمام نشود، برای ادامه پروژه به هزینه بیشتر نیاز خواهید داشت. اگر بتوانید با تخمین درست هزینه‌ها را کاهش دهید، به‌طور مستقیم حاشیه سود شما بیشتر می‌شود.

با تخمین صحیح از زمان می‌توانید حداکثر وظیفه ممکن را بر عهده بگیرید و درآمد خود را ماکزیمم کنید. همچنین هرگز برای شما پیش‌ نمی‌آید که پروژه‌ای را کنسل کنید و به‌خاطر لغو قرارداد جریمه پرداخت کنید یا دست‌کم اعتبار خود را از دست بدهید.

یک تخمین زمان درست، باعث می‌شود کار را باعجله تمام نکنید. عجله باعث می‌شود که هزینه کیفیت بر دوش شما بیفتد. یعنی هزینه مادی و زمانی‌ای که باید برای جبران قصور خود پرداخت کنید. پس تخمین درست سودآور است.

گام اول: مراحل انجام کار را بر روی کاغذ بنویسید

قبل از آن که تخمینی از زمان موردنیاز برای انجام یک کار داشته باشید، بر روی کاغذ بنویسید که برای اتمام پروژه باید به ترتیب چه کارهایی را انجام دهید.

مثلا فرض کنید تصمیم می‌گیرم به شیراز بروم. باید بلیت بخرم. وسایل خود را جمع کنم. به فرودگاه بروم. منتظر پرواز شوم. تا شیراز پرواز کنم. وسایل خود را از قسمت بار تحویل بگیرم و با تاکسی به محل موردنظر خود بروم. با در نظر گرفتن تمام این کارها اگر بگویم از تهران تا شیراز با هواپیما فقط 70 دقیقه راه است (طول مدت پرواز)، تخمین درستی نزده‌ام.

اولین گام برای مدیریت زمان مکتوب کردن جزئیات است.

ممکن است پروژه‌ای را بپذیرید که قبلا کاری شبیه به آن نکرده باشید. در این حالت می‌توانید از تجربه دیگران استفاده کنید. جستجوی اینترنتی، استعلام از شرکت‌های مشابه و پرس‌وجو از دوستان منابع خوبی برای آگاه شدن از مراحل انجام یک کار هستند.

در این مرحله لازم است که همه‌چیز را با دقت بنویسید. مثلا از خانه من تا فرودگاه مهرآباد حدود نیم‌ساعت راه است. اما زمان انتظار برای رسیدن تاکسی، زمان لازم برای پوشیدن کفش‌ها و پایین رفتن از پله‌ها و زمان لازم برای پیاده شدن از تاکسی و رسیدن به ترمینال بیشتر از نیم‌ساعت وقت می‌گیرد. به بیان دیگر جزئیات به‌ظاهر بی‌اهمیت در مواردی بیشتر از وظیفه اصلی وقت می‌گیرند.

گام دوم: هر وظیفه را به وظایف ریزتر تقسیم کنید

در گام اول یک پروژه را به چند وظیفه کوچک‌تر تقسیم کردیم. حالا هر وظیفه را هم خرد می‌کنیم. مثلا اگر یکی از وظایف تهیه پروپوزال است، از خود می‌پرسیم که نوشتن یک پروپوزال از چه وظایف کوچک‌تری ساخته شده است.

معمولا تخمین انجام یک کار طولانی دقیق نیست. اما در کارهای کوتاه می‌توانیم تخمین بهتری داشته باشیم. مثلا من نمی‌دانم تایپ کردن 100 صفحه چقدر زمان لازم دارد. یک روز؟ یا یک هفته؟ اما می‌توانم زمان لازم برای تایپ کردن یک صفحه را به‌دقت اندازه‌گیری کنم.

این روش در موارد زیادی کار می‌کند. اما نباید از عامل خستگی غافل شویم. مثلا اگر تایپ کردن یک صفحه 10 دقیقه وقت بگیرد، تایپ 100 صفحه خیلی بیشتر از 1000 دقیقه وقت خواهد گرفت. چرا که کم‌تر کسی می‌تواند 16 ساعت بدون استراحت کار کند.

اما تخمین مناسب از وظایف کوچک‌تر بی‌فایده نیست. اگر تایپ هر صفحه 10 دقیقه وقت بگیرد فرد می‌تواند هر ساعت 4 صفحه تایپ و بیست دقیقه استراحت کند. با احتساب هفت ساعت کار در روز، تایپ کردن 100 صفحه به حدود 4 روز کاری زمان نیاز خواهد داشت.

گام سوم: زمان موردنیاز برای هر مرحله را محاسبه کنید

در مواردی می‌توانیم زمان لازم برای انجام یک وظیفه را اندازه‌گیری کنیم. مثلا دیدیم که برای محاسبه زمان موردنیاز برای تایپ کردن یک صفحه، می‌توانیم یک صفحه را واقعا تایپ کنیم و زمان را اندازه بگیریم.

اما همیشه اجرای آزمایشی و زمان‌گیری ممکن نیست. یک روش تخمین زمانی، مقایسه با کاری مشابه است. مثلا شاید هرگز به شیراز نرفته باشید. اما برای تخمین زمان می‌توانید از تجربه سفر خود به مشهد استفاده کنید.

روش سه‌نقطه را به کار بگیرید. رفتن به فرودگاه در اوج ترافیک (ساعت 5 عصر) چقدر وقت لازم دارد؟ بدون ترافیک (ساعت 2 شب) چقدر طول می‌کشد به فرودگاه بروید؟ در زمان عادی (ساعت 12 ظهر) چطور؟

زمان لازم برای انجام هر وظیفه را در مقابلش بنویسید. حالا سوال این است که بین هر وظیفه باید چقدر وقت خالی قرار بگیرد. آیا به‌محض تمام شدن وظیفه A می‌توانید کار B را شروع کنید؟ یا رفتن از A به B خود یک وظیفه زمان‌گیر (مثل C) است؟

گام چهارم: میزان خطای احتمالی را حدس بزنید

زمان لازم برای انجام برخی از وظایف، کاملا دقیق است. بعید است که پرواز تهران - شیراز 40 دقیقه یا 4 ساعت طول بکشد. اما زمان انتظار تا سوار شدن به هواپیما می‌تواند خیلی تغییر کند. (آخرین بار به خاطر گرمای شدید هوا 4 ساعت در فرودگاه معطل شدم.)

بعد از آن که خطاها را تخمین زدید، نوبت اصلاح زمان‌هایی است که تخمین زده‌اید. گفتیم که برای هر وظیفه سه زمان در نظر بگیرید: حالت خوب، حالت عادی و حالت بد.

حالت خوب را در هیچ عددی ضرب نکنید، اما حالت بد را در مقدار خطای احتمالی ضرب کنید. مثلا یک وظیفه می‌تواند بین 1 تا 3 ساعت وقت بگیرد. اگر خطای احتمالی 50 درصد است، تخمین خود را به 1 تا 4 ساعت و نیم تغییر دهید. برای حالت عادی، زمان تخمینی را در نصف حالت خطا ضرب کنید. مثلا اگر زمان لازم در حالت عادی 2 ساعت است، آن را به 2 ساعت و نیم تغییر دهید.

در مقابل هر حالت بنویسید چرا ممکن است خطا رخ دهد. چرا رفتن از خانه به فرودگاه باید بیشتر از 1 ساعت (در اوج ترافیک) وقت بگیرد؟ آیا خطای موردنظر محتمل است؟ مثلا پنچر شدن تاکسی چندان محتمل نیست پس لازم نیست این حالت را در نظر بگیرید.

گام پنجم: زمان لازم برای سه حالت را حساب کنید

حالا وقت آن است که اعداد را جمع بزنیم و به تخمین کلی برسیم. ابتدا زمان‌های لازم برای بهترین حالت را جمع می‌زنیم. در این مورد هیچ تقریبی به کار نمی‌بندیم. اگر گفته‌ایم انجام یک کار 10 دقیقه وقت لازم دارد، دقیقا ده دقیقه را در نظر می‌گیریم.

حالت دوم حالت عادی است. در این حالت می‌توانید کمی تقریب به کار ببندید. مثلا اگر قرار است هفته‌ای 8 ساعت کار کنید، برای کاری که به 26 ساعت وقت نیاز دارد 4 روز وقت در نظر بگیرید.

برای تخمین صحیح باید بدترین شرایط ممکن را هم در نظر گرفته باشید

بعد به حالتی می‌رویم که همه‌چیز خیلی بد پیش برود. حالا موقع جمع زدن تخمین‌های خود را خیلی باز در نظر بگیرید. مثلا برای انجام کاری که 26 ساعت وقت لازم دارد، بجای 4 روز، یک هفته وقت در نظر بگیرید. دقت کنید که پنجشنبه و جمعه تعطیل است و معمولا 5 روز و 7 روز خیلی فرق ندارند.

در پایان عددهای به‌دست‌آمده را گرد کنید. مثلا اگر به سه عدد 4 روز 3 ساعت در شرایط خوب، 8 روز در شرایط عادی و 12 روز در شرایط رسیده‌اید، اعداد را به 5 روز، 8 روز و 2 هفته گرد کنید. اعداد را همیشه رو به بالا گرد کنید. 4 روز و 1 ساعت را بنویسید 5 روز.

گام آخر: گزارش زمانی خود را تنظیم کنید

فرض کنید در پایان به این تخمین رسیده‌اید: انجام کار در بهترین حالت به 5 روز، در حالت عادی به 8 روز و در بدترین حالت به 2 هفته زمان نیاز دارد.

زمانی که اعلام می‌کنید عدد 8 روز است. یعنی به کارفرما یا شریک تجاری خود می‌گویید که پروژه 8 روز وقت نیاز دارد.

بعد از آن از دو حالت دیگر صحبت می‌کنید. اگر کارها خوب پیش برود ممکن است 5 روزه کار تمام شود. اما اگر مشکل پیش بیاید، احتمال این که کار 2 هفته وقت بگیرد هم کم نیست.

به خاطر تخمین مناسب می‌توانید مشکلات احتمالی را توضیح دهید. زمان لازم همان 8 روز است اما اگر الف و ب و ج رخ بدهند، پروژه 2 هفته وقت می‌گیرد.

چه می‌شود اگر کار خیلی خوب پیش برود؟

حالا تصور کنید شما زمانی بین 8 تا 14 روز را تخمین‌زده‌اید. اما کار در 4 روز انجام می‌شود. چه کار می‌کنید؟

هستند کسانی که می‌گویند در این صورت کار را کنار بگذارید و سر هشت روز با مشتری تماس بگیرید. مشتری از دقت تخمین شما خوشحال خواهد شد.

اما یک راه دیگر هم وجود دارد. به مشتری زنگ بزنید، بگویید کار آماده است و هنگام تحویل به او بگویید چرا همه‌چیز سریع‌تر از تخمین شما پیش رفت.

مشتری از زودتر تحویل گرفتن سفارش خوشحال می‌شود. اما با یک توضیح منطقی تعجیل شما در تحویل باعث ایجاد توقع بی‌جا هم نخواهد شد. فراموش نکنید، مشتری خوشحال یعنی سود پایدار!