مدل RACI برای تقسیم وظایف؛ رئیس چه‌کسی است؟

فرض کنید قرار است یک جلسه برگزار کنید. مدیر شرکت معتقد است که جلسه نباید در ساعت کاری باشد. از نظر او پنجشنبه یا جمعه وقت خوبی است. یکی دیگر از مدیران که حتما باید در جلسه باشد می‌گوید نمی‌تواند آخر هفته به جلسه بیاید، جلسه باید روز دوشنبه برگزار شود. در همین بین یکی از کارمندان شرکت، که هیچ‌ربطی به جلسه ندارد، با شما تماس می‌گیرد و می‌خواهد هرچه زودتر زمان جلسه روشن شود! عجب!

در یک پروژه چه‌کسی تصمیم‌گیرنده است؟ چه‌کسی مسئول انجام دادن پروژه است؟ چه‌کسی باید در جریان امور قرار بگیرد؟ چه‌کسی باید کار را بررسی کند و در مورد آن نظر بدهد؟ مثلا نگارش همین مقاله را در نظر بگیرید. چه‌کسانی در تجارت‌نیوز می‌توانند حکم کنند که تیتر مقاله عوض شود؟ وقتی مقاله تمام شد چه‌کسی باید آن را ویرایش کند؟ آیا هر کسی می‌تواند مقاله را بخواند و در مورد آن نظر بدهد؟ وقتی نوشتن مقاله تمام شد، باید چه‌کسانی از تاریخ و ساعت انتشار مطلع شوند؟

مدل RACI برای تقسیم وظایف

در مدل RACI برای هر پروژه چهار مقام تعریف می‌شود. مقام اول، مقام مسئول یا RESPONSIBLE است. دومین مقام تصمیم‌گیرنده ACCOUNTABLE نامیده می‌شود. بعد به مشاور CUONSULTED و نهایتا به مقام آگاه INFORMED می‌رسیم.

قبل از آن که بپرسیم هر کس در یک پروژه چه مقامی دارد، باید مقام‌های سازمان را به‌طور جداگانه تعریف کنیم و به‌درستی بشناسیم. در مواردی ابهام در تقسیم وظایف، به دلیل نداشتن درک درست از وظایف، تعریف‌های پایه‌ای و مبانی سازمان است.

R: مقام مسئول

مقام مسئول کسی است که کار را انجام می‌دهد. برای مثال مسئولیت نگارش این مقاله با من است. من هستم که دارم کار نوشتن را انجام می‌دهم. پس باید مسئولیت انجام این کار را هم بپذیرم. اگر کار به موقع انجام نشود، باید پاسخگو باشم و اگر وظایف اجرایی به‌خوبی انجام نشود این من هستم که بازخواست می‌شوم.

هر پروژه دست‌کم یک مقام مسئول دارد. پروژه‌ای که کسی مسئولیت آن را نپذیرد، تا ابد روی زمین می‌ماند. شاید یک نفر آن را انجام دهد اما احتمالا برای انجام آن مسئولیتی دیگر را زمین گذاشته است.

در یک پروژه تعداد زیادی عامل اجرایی نقش دارند.

اما برخی از وظایف می‌توانند بیشتر از یک مسئول داشته باشند. مثلا در متروی تهران تعداد زیادی کارمند وظیفه فروش بلیت را برعهده دارند. اما اگر در یک ایستگاه هیچ‌کس برای فروش بلیت نباشد، مشکلی جدی به‌وجود می‌آید.

زیادشدن تعداد مسئول‌ها هم مطلوب نیست. قبل از هرچیز، شرکت باید به این مسئول‌ها حقوق بدهد. اگر تعدادشان بیش از حد نیاز باشد، منابع مالی شرکت تلف می‌شوند. تعدد مسئولین باعث گره‌خوردن کارها و سردرگمی می‌شود. در مدل RACI گاهی مقام مسئول را مقام اجرایی هم می‌نامند.

A: مقام تصمیم‌گیرنده

مقام تصمیم‌گیرنده کسی است که او را رئیس، مدیر یا دبیر می‌نامیم. او کسی است که قدرت بله/نه را در اختیار دارد. او می‌تواند تصمیم‌های اجرایی را تصویب یا لغو کند. مثلا بپذیرد که برای مقاله‌های آکادمی، ویراستار مستقر استخدام کنیم یا تصمیم کارکردن با ویراستارها به‌صورت دورکاری را وتو کند.

در مدل RACI هر پروژه حتما باید یک مقام تصمیم‌گیرنده داشته باشد. اگر تیم اجرایی به مشکلی برخوردند، باید کسی باشد که قدرت بله/خیر گفتن در دست او باشد. اما لازم است که مقام تصمیم‌گیرنده فقط و فقط یک نفر باشد.

اگر دو نفر قدرت وتو کردن یا بله و خیر گفتن داشته باشند، کارها به هم گره می‌خورد. یکی دستور دیگری را وتو می‌کند و دستوراتی جدید می‌دهد که در تضاد با فهرست وظایف قبلی است. از طرفی ممکن است من از یک مقام تصمیم‌گیرنده موافقت بگیرم درحالی‌که مقامی دیگر با همین تصمیم مخالفت کرده باشد. من بی‌خبر از این تصمیم کار را پیش می‌برم و وقتی متوجه مشکل می‌شوم که دیگر خیلی دیر است.

C: مقام مشاور یا ناظر

در برخی از شرکت‌ها هیچ سازوکاری برای مشاوره و نظارت وجود ندارد. مثلا فرض کنید من نتوانم برای این مقاله تیتر مناسب پیدا کنم. آیا کسی وجود دارد که مسئول ارائه مشاوره برای تیتر باشد؟

وقتی نگارش مقاله تمام شد چه‌کسی قرار است از روی آن بخواند، ایرادات تایپی و املایی را اصلاح کند و در مورد عبور از سیاست‌‌های کلی تجارت‌نیوز هشدار بدهد؟

اگر مقام ناظر روشن باشد، هرکسی به خودش اجازه نخواهد داد که در مورد کار دیگری نظر بدهد. از طرفی هیچ محصولی بدون نظارت منتقدین باقی نمی‌ماند. پس هر پروژه باید دست‌کم یک ناظر داشته باشد، هرچند تعداد مشاوران می‌تواند بیشتر از یک‌نفر باشد.

توجه کنید که در مدل RACI هیچ الزامی برای توجه به نظر مشاورین وجود ندارد. درنهایت مقام تصمیم‌گیرنده است که بله یا خیر نهایی را می‌گوید. اما ضمیمه‌کردن گزارش ناظر می‌تواند نظر مقام تصمیم‌گیرنده را عوض کند. توجه کنید که ارتباط با مشاور دوطرفه است. به او اطلاعات می‌دهیم و از او اطلاعات می‌گیریم.

I: مقام آگاه

کار شما تمام می‌شود. به رئیس خود اطلاع می‌دهید که کار با موفقیت به‌پایان رسید و به خانه می‌روید. کسی که باید کار را ادامه می‌داد خبر ندارد که کار شما تمام شده است. روز بعد معلوم می‌شود که کار پیش نرفته، چه‌کسی باید بازخواست شود؟

در هر پروژه مقام‌هایی هستند که باید از تصمیم‌ها، تصویب‌ها و لغو‌ها، شروع و پایان وظایف و درنهایت تمام‌شدن پروژه اطلاع پیدا کنند. می‌توانیم این مقام را به دو دسته تقسیم کنیم: دسته اول سفارش‌دهنده‌ها هستند. مشتری شرکت یا کسی از درون سازمان که از من خواسته کاری را انجام دهم باید از جزئیات پیشرفت کار مطلع شود.

افرادی هستند که باید از روند پیشرفت پرژوه اطلاع پیدا کنند.

دسته دوم تحویل‌گیرنده‌ها هستند. وقتی کسی که کار را به من سپرده از پایان کار مطلع شد، باید کسی که می‌خواهد کار را ادامه دهد هم از وضعیت پروژه باخبر شود.

در مدل RACI ارتباط با مقام آگاه یک‌طرفه است. به او اطلاعات می‌دهیم اما از او اطلاعاتی نمی‌گیریم. به او خبر می‌دهیم اما از او خبری نمی‌گیریم. ما می‌گوییم کار انجام شد، او می‌گوید ممنون.

تشکیل ماتریس RACI

در این مرحله می‌توانیم یک ماتریس تشکیل دهیم. هر ردیف یک وظیفه را به خود اختصاص می‌دهد. وظیفه می‌تواند یک کار کلی مثل ساختن یک بنای مسکونی یا یک کار جزئی مثل نصب شیر حمام باشد.

هر ستون به یک فرد از مجموعه اختصاص پیدا می‌کند. می‌توانیم نام افراد را در این قسمت بنویسید یا سِمَت فرد را ذکر کنید. از آنجایی که ممکن است در یک مجموعه دو نفر سمتی مشابه داشته باشند، بهتر است اسم شخص را بنویسیم.

حالا جدول RACI آماده است و می‌توانیم وظایف افراد را مشخص کنیم. اگر کسی بیش از یک مسئولیت را برعهده دارد، هر دو مسئولیت را برایش ذکر می‌کنیم. فعلا قضاوتی در مورد وظایف صورت نمی‌گیرد. وقتی جدول تمام شد می‌توانیم در مورد ماتریس قضاوت کنیم.

اصلاح ماتریس

وقتی تمام وظایف، تمام کارمندان و تمام مسئولیت‌ها مشخص شدند، نوبت به قضاوت در مورد ماتریس RACI می‌رسد. اصول کار ساده هستند. یک‌بار دیگر به جدول نمونه (نسخه اول) نگاه کنید.

آقای 2 هیچ مسئولیتی برعهده ندارد! او یا باید اخراج شود یا باید مسئولیت‌هایی را بپذیرد.

آقای 1 بیش از اندازه مسئولیت برعهده دارد. می‌شود کار او را سبک‌تر کرد.

وظیفه 2 هیچ مقام مسئولی ندارد. با موافقت جمع یک‌نفر به‌عنوان مسئول انتخاب می‌شود.

وظیفه 5 دو مقام تصمیم‌گیرنده دارد. مسئولیت به یک نفر سپرده می‌شود.

نسخه‌های دیگر بجای RACI

در برخی از شرکت‌ها مدل RACI را تغییر داده‌اند تا بافرهنگ سازمانی‌شان هم‌خوانی بیشتری داشته باشد. مثلا ممکن است یک‌نفر به سمت دستیار گمارده شود تا به اجراکننده یا مقام تصمیم‌گیرنده یاری برساند.

در یک نسخه دیگر فردی به‌عنوان ناظر کیفی (با نماد Q) در نظر گرفته‌شده است. در این مدل C فقط مشاوره می‌دهد و مسئولیت نظارت با او نیست.

می‌شود یک مقام برای پشتیبانی (S) هم تعریف کرد. همان‌طور که از اسمش برمی‌آید پشتیبانی تمام بخش‌های دیگر برعهده او است.

شاید شما بخواهید بخش‌های دیگری را به جدول سازمان خود اضافه کنید. هیچ محدودیتی وجود ندارد. درنهایت این شما هستید که باید وظایف را تعریف کنید. تنها کافی است یک تصمیم‌گیرنده، دست‌کم یک مقام مسئول و ناظر و تعداد مشخصی مقام آگاه درنظر گرفته باشید.