دستیار مجازی در دنیای کسب‌وکار

فناوری ابعاد گوناگونی از زندگی را تغییر داده است. به لطف ابتکارات و اختراعات در این حوزه، فناوری هنوز هم در حال تغییر سبک زندگی و کار ماست. ما امروز به لطف فناوری می‌توان دستیار مجازی داشته باشیم.

منظور از دستیار مجازی هم یک کامپیوتر و هوش مصنوعی درون آن نیست. بلکه منظورمان فردی است که از دور بر ای‌تان کار می‌کند و اگر بخواهید در برخی کارهای شخصی شما را کمک می‌کند؛ اما این دستیارها امروزه بسیار جدی‌تر شده‌اند و حتی کارهایی مثل مدیریت و حسابداری را هم انجام می‌دهند. ما در این مقاله می‌خواهیم یک معرفی اجمالی درباره چیستی دستیار مجازی ارائه دهیم.

راز موفقیت: کمک بگیرید

بزرگ‌ترین راز افرادی که بسیار خلاق و کارا هستند، در این نیست که آن‌ها چقدر می‌توانند کارهای مبتکرانه انجام دهند. راستش بسیاری از افراد این راز را نمی‌بینند یا اگر ببینند به نظرشان بی‌اهمیت است و دلیلی برای توجه به آن ندارند. راز موفقیت آن‌ها این است: آن‌ها تلاش نمی‌کنند همه کارها را خودشان انجام دهند.

در ظاهر واگذاری کارها به دیگران چندان سخت به نظر نمی‌آید؛ اما در عمل برون‌سپاری یا سپردن کارها به دیگران برای صاحبان مشاغل، استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک بسیار چالش‌برانگیز است.

برای استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهایی که تازه‌ پا گرفته‌اند، دادن کنترل کارها به دیگران در مرحله‌ای که کسب‌وکارشان هنوز آسیب‌پذیر است و دارد رشد می‌کند، واقعا سخت است. به همین دلیل است که آن‌ها در چنین شرایطی از چندکارگی دائمی و تلاش برای هماهنگ کردن برنامه‌های مختلف خسته می‌شوند.

ما در مقاله نشانه‌های احتیاط بیش‌ازحد در کسب‌وکار به این نکته اشاره کردیم که اگر شما به‌عنوان مالک و بنیان‌گذار یک کسب‌وکار تمایل دارید همه کارها را خود انجام دهید و حتی برخی کارهای ساده را نیز به دیگران نمی‌سپارید، احتمالا دارید بیش‌ازحد احتیاط می‌کنید.

چنین احتیاط بیش‌ازحدی در نهایت مانع رشد کافی شما می‌شود. زمان و ظرفیت ذهن شما محدود است و فقط می‌توانید به تعداد محدودی از کارها برسید. در نتیجه اگر بخواهید همه کارها اعم خرید مایع دستشویی و چایی و رزرو بلیت را نیز خودتان انجام دهید، در نهایت از کارهای مهمی که تاثیر به سزایی در رشد شرکتتان دارند، بازمی‌مانید.

شما باید کارهایی را که تفاوتی نمی‌کند آن‌ها را چه کسی انجام دهد و از آن‌سو تاثیر چندانی در کارایی شرکت ندارند و ولی ضروری هستند، به دیگران بسپارید.

بازهم پول

بااین‌همه، استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک با چالش دیگری نیز مواجه هستند. نقدینگی.

اگر شما به‌عنوان مالک شرکت کمک لازم دارید و باید چند نفری را استخدام کنید، لازم است پول کافی، فضای کار مناسب و منابع کافی داشته باشید.

باید بتوانید حقوق آن‌ها را بدهید، یک دفتر کار برایشان فراهم کنید و حداقل برای آن‌ها میز و صندلی و یک کامپیوتر بخرید. همه این‌ها پول لازم دارند. وقتی پول کافی نداشته باشید، دست‌تنها خواهید ماند.

اما در دنیای پر از فناوری امروز ما راهکار دیگری به وجود آمده است. دستیارهای مجازی. استخدام دستیار مجازی نه‌تنها زمان شما را آزاد می‌کند بلکه هزینه کمتری دارند و یک سرمایه‌گذاری خوب برای رشد شرکت هستند.

ظهور دستیار مجازی

امروزه کار مجازی یا شاید همان دورکاری در بین شرکت‌ها و کارکنان بسیار محبوب است. باکمی گشت‌وگذار در سایت‌های کاریابی می‌بینیم که تقاضا برای دورکاری چقدر افزایش‌یافته است. شاید نتوانیم آمار دقیقی از بازار دورکاری در ایران بیاوریم اما برای مثال در آمریکا از سال ۲۰۰۵ تا ۲۰۱۲ تعداد کارکنانی که از راه دور کار می‌کردند، 79.7 درصد افزایش‌یافته است.

از آن‌سو تعداد کسانی که خود را با همین کارها شاغل کرده‌اند نیز افزایش‌یافته است. امروزه دورکارها ۳۴ درصد از کل نیروهای کار بازار آمریکا را تشکیل می‌دهند.

فناوری این امکان را فراهم کرده است که کارکنان خود را شاغل کنند و ساعات کاری منعطفی داشته باشند.

احتمالا شما دلیل پشت این رشد بسیار زیاد دورکاری را دریافته‌ باشید. فناوری این امکان را برای کارکنان فراهم می‌کند که برنامه کاری منعطفی داشته باشند و بتوانند کارهای گسترده‌ای انجام دهند؛ کارهایی که برای انجامشان لزومی ندارد حتما در دفتر کار حضور فیزیکی داشته باشند.

همچنین این امکان به شرکت‌ها اجازه می‌دهند به طیف گسترده‌تری از افراد مستعد دسترسی پیدا کنند. افرادی که احتمالا در محلی که شرکت آن‌ها حضور دارد، نیستند.

تعداد دستیارهای مجازی به‌سرعت در حال افزایش است. کارهای آن‌ها هم محدوده وسیعی از کارهای ساده تا کارهای مدیریتی در بخش‌های گوناگون را شامل می‌شود.

من در ایران نمونه مشابهی نیافته‌ام اما در دنیا حتی شرکت‌هایی وجود دارند که برخی از کارهای دیگر شرکت‌ها را به‌صورت دورکاری انجام می‌دهند یا اینکه به افراد یا منابعی دسترسی دارند که می‌توانند این خدمات را به شرکت نهایی بدهند.

شرکت‌هایی مثل آپ‌ورک (Upwork) و ای‌ای‌هلپ (eaHelp) نمونه چنین شرکت‌هایی هستند که البته تعدادشان نیز در حال افزایش است.

چه زمانی باید دستیار مجازی استخدام کنید؟

دستیارها و نیروی کار مجازی یک سرمایه‌گذاری ارزشمند هستند. البته به‌شرط اینکه بدانید کی آن‌ها را استخدام کرده و چگونه از آن‌ها استفاده کنید. اگر یکی از شرایط زیر برای کسب‌وکار شما نیز صادق است احتمالا به این معنی است که زمانی مناسبی برای استخدام نیروهای کار مجازی است:

1. سرمایه استخدام نیروی کار تمام‌وقت را ندارید یا اینکه یک نیروی پاره‌وقت برایتان کافی است.
2. شما برای انجام مهم‌ترین کارهایی خود دچار مشکل هستید.
3. کارهایی در شرکت شما وجود دارند که باید انجام شوند اما حتما لازم نیست برای انجام آن‌ها شخصی در دفتر حضور فیزیکی داشته باشد.
4. شما زیاد سفر می‌کنید و کسی را نیاز دارید که دوست داشته باشد از دور کار کند.
5. شما زمانی زیادی را به‌جای انجام کارها، صرف مرتب کردن کارها می‌کنید.
6. شما می‌دانید چه‌کاری را باید انجام دهید اما نیروی کار کافی ندارید.

برای استخدام چنین افرادی نیز باید ببینید چه کسی می‌تواند به‌خوبی با فرهنگ و اهداف شخصی شما سازگار باشد؛ اما اگر فکر می‌کنید که شما کسی را برای کارهای مدیریتی نیاز دارید و انعطاف‌ کافی برای استخدام فردی که از دور کارها را انجام دهد دارید، قطعا می‌ارزد که چنین چیزی را مدنظر قرار دهید.

دستیارهای مجازی برای شرکت‌ها چه مزایایی دارند؟

دستیارهای مجازی دیگر فقط برای مدیران نیستند. برای بسیاری از کسب‌وکارها دستیارهای مجازی نیروی کار ارزشمندی به‌حساب می‌آیند. این دستیارها زمان زیادی را هنگامی‌که شرکت در حال رشد است و توان استخدام نیروهای تمام‌وقت را ندارد، خالی می‌کنند.

استخدام یک دستیار مجازی برای یک مدیر یا بنیان‌گذار کسب‌وکار نه‌تنها کارایی و عملکرد فرد را بهبود می‌دهد بلکه باعث می‌شود او بتوانید تعادل بهتری بین زندگی و کار خود ایجاد کنید.

همچنین باید در نظر داشته باشید که اگر می‌خواهید یک دستیار مجازی استخدام کنید، کارها را محدود به موارد شخصی خود نکنید. کسب‌وکارهای بسیاری در دنیا وجود دارند که حتی برای کارهایی مثل حسابداری، مدیریت شبکه‌های اجتماعی، طراحی، توسعه وب‌سایت، مدیریت ایمیل، مدیریت بازاریابی و بسیاری کار دیگر از دستیاران مجازی استفاده می‌کنند.

اما مدیریت همچنان با شما است

این نکته را در نظر داشته باشید که یک دستیار مجازی صرفا یک کارمند دورکار نیست. شما باید وی را روشن کنید که دقیقا لازم است چه‌کاری را انجام دهد. همچنین باید فرد درستی را استخدام کنید که برای انجام کارهایتان مناسب باشد.

لازم است او را تا حدی آموزش دهید. شما می‌توانید او را با واگذاری کارهای کوچک و سپس افزایش آن‌ها و یا راهنمایی‌هایی مناسب در ابتدای کار ‌آموزش دهید.

در ضمن به یاد داشته باشید که کلا در هر رابطه کاری چه مجازی و چه فیزیکی، شما بهتر است تمرکز خود را روی بلندمدت و ایجاد حس اعتماد صرف کنید.

شروع کنید

دانستن و فهمیدن اینکه چگونه کسب‌وکارتان را به‌صورت موثری گسترش دهید کلید کارایی و موفقیت شما است.

اگر هنوز استخدام نیروی کار تمام‌وقت به‌صرفه نیست ولی هنوز کارها و پروژه‌های زیادی وجود دارند که باید انجام دهید و برای رشد شرکتتان ضروری هستند، شاید زمانی خوبی است که چند دستیار مجازی بیابید.