یک راهنما برای بازگشت ایمن و راحت کارکنان به سر کار پس از ویروس کرونا

ویروس کرونا یا کووید ۱۹ باعث تغییرات گسترده‌ای در کسب‌وکارها شده، و شرکت‌ها و سازمان‌ها و ادارات را تعطیل کرده و موجب شده است تا کارکنان دورکاری انجام دهند.

اگرچه اطمینانی وجود ندارد که شرکت‌ها چه زمانی و چگونه فعالیت عادی خود را از سر خواهند گرفت، اما در نهایت باید دانست که این وضعیت موقتی و گذرا است. سرانجام کارکنان پس از پایان دوره ویروس کرونا به سر کار باز خواهند گشت و از همین لحظه باید برای انجام این کار برنامه‌ریزی کرد.

با استفاده از یک برنامه مشخص و هوشمندانه، می‌توانید ضمن تغییر وضعیت کارکنان از دورکاری به سر کار، مواظب سلامت و ایمنی آنها نیز باشید.

در این مقاله پنج مرحله‌ای را بررسی می‌کنیم که کسب‌وکار شما باید برای بازگشت کارکنان به سر کار پس از ویروس کرونا انجام دهد.

۱- تهیه یک «برنامه پیش روی گروه»

با توجه به تغییرات روزانه ویروس کرونا، اقدامات دولت و فعالیت‌های کسب‌وکار، شرایط نااطمینانی ناشی از این بحران بالاخره به پایان خواهد رسید.

حتی بعد از بازگشت کارمندان به محل معمول کار خود، کسب‌وکار شما همچنان با مشکلات مختلفی روبه‌رو خواهد بود. ممکن است به دلیل اینکه کارکنان بعد از مدت‌ها همدیگر را می‌بینند با کاهش بهره‌وری مواجه شوید، و همیشه این نااطمینانی وجود خواهد داشت که آمار ویروس کرونا (کووید ۱۹) دوباره افزایش پیدا خواهد کرد.

با تهیه یک برنامه پیش روی گروه در سطح سازمان، برای روبه‌رو شدن با «چه اتفاقی می‌افتد اگر»ها آماده باشید.

برنامه پیش روی گروه شما باید جامع و کامل باشد و همه شرایطی را که ممکن است در ۳۰، ۶۰ و یا ۹۰ روز آینده رخ دهد، در بر بگیرد.

به‌عنوان مثال، اگر تعداد بیماران مبتلا به کووید ۱۹ خیلی زیاد افزایش پیدا کند و یا موج دوم ویروس کرونا شیوع پیدا کند، کسب‌وکار شما در سه ماه آینده در چه شرایطی خواهد بود؟ برای فعالیت در این شرایط چه کارهایی می‌توانید انجام دهید؟

ما به‌طور معمول از برنامه بازگشت به کسب‌وکار عقب هستیم. همیشه باید استراتژی داشته باشید و آینده را در نظر بگیرید. «برنامه پیش روی گروه» برای چنین شرایطی تهیه می‌شود.

۲- کارگروه تشکیل دهید

«برنامه پیش روی گروه» شما برای برنامه‌ریزی استراتژیک بلندمدت کاربرد دارد، اما بدیهی است که باید عملیات‌های روزانه یا بازگشت احتمالی به سر کار را در نظر داشته باشید. کارگروه‌هایی را با وظایفی متمرکز بر فرصت‌ها، محدودیت‌ها، پرسنل، بودجه، فعالیت‌های جاری، نوآوری مبتنی بر کسب‌وکار و همه عناصر کسب‌وکار تشکیل دهید.

کارگروهی را برای برنامه‌ریزی در مورد بازگشت محل کار تشکیل دهید. این کارگروه باید شامل کارکنان رده‌بالا از منابع انسانی، مدیریت امکانات، حراست، حقوقی، فناوری اطلاعات و ارتباطات، امنیت اطلاعات، تداوم کسب‌وکار و ریسک باشد.

برای مدیریت برنامه‌ریزی و انجام کارها فردی را تعیین کنید. با استفاده از این کارگروه، کارکنان شما اعتماد به نفس پیدا می‌کنند، وقفه و اختلال در فعالیت‌ها به حداقل می‌رسد و نشان داده می‌شود که کارها بر اساس برنامه انجام می‌شود.

۳- محل کار را ایمن‌سازی کنید

نیروی کار شما باید مطمئن باشند که به یک محیط کار امن باز می‌گردند. آخرین سیاست‌ها، اقدامات و دستورالعمل‌های ارائه‌شده توسط وزارت بهداشت را در محیط کار اجرا کنید.

فاصله‌گذاری اجتماعی کوتاه‌مدت و بلندمدت و کاهش تراکم جمعیت و محدودیت‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت در جاها و مکان‌های غیرضروری، مانند اتاق‌های استراحت و ناهار و یا مراکز ورزشی ادارات را مد نظر قرار دهید. برای استفاده از اتاق کنفرانس دستورالعمل‌هایی را تعیین کنید و همچنان جلسات را حتی بعد از بازگشت کارکنان به‌صورت مجازی برگزار کنید.

اقدامات متداول و همین طور مخصوص ویروس کرونا را انجام دهید تا بتوانید برای بازگشت ایمن و کنترل‌شده کارکنان آمادگی داشته باشید. در هر مرحله باید آسایش و سلامت کارکنان را در اولویت قرار دهید.

۴- جدول زمانی بازگشت هر کدام از کارمندان را تهیه کنید

احتمالا لازم نیست و این امکان را دارید که همه کارکنان را در یک روز و حتی در یک هفته به سر کار برنگردانید.

اولین گروه کارکنان که می‌توانید برای بازگشت آنها به محل کار برنامه‌ریزی کنید، شامل گروه‌های مدیریت و منابع انسانی، کارمندان دارای اتاق اختصاصی و کارکنانی بدون امکان دورکاری هستند. برای ایمنی بیشتر، مدت زمان دورکاری کارکنانی را که حضورشان در محل کار الزامی نیست، تمدید کنید.

همچنین، زمان بازگشت کارکنان را با زمان بازگشایی مدارس و تمام ظرفیت‌های حمل‌ونقل عمومی هماهنگ کنید. بازگشت مرحله به مرحله کارکنان باعث می‌شود که ریسک به حداقل برسد.

۵- دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های دورکاری را معکوس کنید

برای آسان‌سازی شرایط دورکاری چه پروتکل‌ها و اقداماتی را انجام داده‌اید؟ برای معکوس کردن و یا تطبیق پروتکل‌های دورکاری در هنگام بازگشت کارکنان به محل کار، چه اقداماتی را باید انجام دهید؟

به‌عنوان مثال، ممکن است پس از انتقال تعداد زیادی از نیروی کار به شرایط دورکاری، به تعدادی از کنترل‌های امنیت مجازی نیازی پیدا نکرده باشید. خواه کنترل امینت اطلاعات باشد و یا به‌روزرسانی برنامه‌های سازمان و یا هر موضوع دیگری، باید این بخش‌ها را شناسایی کرده و در صورت لزوم تغییراتی را اعمال کنید.

برنامه سازمان برای دوره پس از ویروس کرونا را همین امروز تهیه کنید

صرف‌نظر از اینکه ویروس کرونا (کووید ۱۹) چه تاثیری رو کسب‌وکار شما داشته است، کارکنان سرانجام به سر کار خود باز خواهند گشت. کار امروز را به فردا نیندازید.

با وجود اینکه کسب‌وکارهای مختلف شباهت‌ها و تفاوت‌هایی با هم دارند، مراحل حل و فصل مشکلات مربوط به بازگشت به محل کار یکسان است. در صورتی که کارها را بر طبق برنامه انجام دهید، می‌توانید به‌آسانی و با امنیت کارکنان را از دورکاری به سر کار باز گردانید.