مدیریت دانش چیست؟ مزایا، انواع، کاربرد و &#۸۲۳۰;

دایره المعارف آکسفورد، دانش را به عنوان "حقایق، اطلاعات، و مهارت‌های کسب‌شده از طریق تجربه یا آموزش؛ درک نظری یا عملی یک موضوع "تعریف می‌کند و مدیریت دانش به کل فرآیند ایجاد، سازماندهی، سازمان‌دهی و توزیع گسترده محتوا اشاره دارد.

به عبارت دیگر طبق تعریف مدیریت دانش سیستمی است که امکان جمع آوری، ذخیره و به اشتراک‌گذاری اطلاعات حیاتی در یک کسب‌وکار یا سازمان را فراهم می‌کند. مدیریت دانش موثر، می‌تواند باعث تسریع در دسترسی به اطلاعات شده و در نتیجه بهره‌وری را افزایش دهد. در این مقاله، ضمن توضیح اینکه مدیریت دانش چیست، اهمیت، مزایا و کاربرد مدیریت دانش کارآمد بررسی می‌گردد.

انواع سیستم مدیریت دانش چیست؟

همانگونه که بیان شد، مدیریت دانش یک سیستم توسعه‌یافته است که به افراد در یک کسب‌وکار یا سازمان برای ایجاد، توزیع، دسترسی، و به‌روزرسانی دانش و اطلاعات مربوط به کسب‌وکار و مسئولیت آن‌ها کمک می‌کند. برخی از انواع سیستم‌های مدیریت دانش عبارتند از:

نوشتار مکتوب

فرم‌های پر شده توسط بیماران، پرستاران و پزشکان را با سابقه بیمار و نگرانی‌های بهداشتی او آشنا کرده و در تشخیص بیماران و همچنین برای ارتباط با دیگر ارائه کنندگان خدمات بهداشت و درمان مفید خواهند بود. این فرم‌های پزشکان نمونه‌هایی از سیستم‌های اشتراک گذاری اسناد نوشتاری و یکی از روش‌های مدیریت دانش هستند که می‌توانند به عنوان وسایل ارتباطی عمل کنند.

برنامه‌های آموزشی

برنامه‌هایی که روابط تجربی، آموزشی یا نظارتی را فراهم می‌کنند، فرم‌های دیگری از مدیریت دانش هستند. این روش، که اغلب در سیستم آموزشی، پزشکی و بسیاری از مهندسی‌ها اجرا می‌شود، به کارکنان و متخصصان امکان می‌دهد تا دانش و تخصص کسب‌وکار را با مشاهده سایر افراد ماهر، کسب کنند. این کار به افراد توانایی ایجاد روابط و شبکه با افراد صنعت خود را می‌دهد.

ابزارهای شبکه اجتماعی

این نوع مدیریت دانش به افراد اجازه برقراری ارتباط و هم‌کاری در پروژه‌ها در یک فضای مشترک را می‌دهد. علاوه بر این، آن‌ها به عنوان منبعی برای حفظ ارتباطات قبلی و دسترسی به آن‌ها برای مراجعات بعدی در صورت نیاز عمل می‌کنند.

سیستم‌های مدیریت محتوا

سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)به گروه‌ها اجازه ایجاد، دسترسی، انتشار، ویرایش و اشتراک اطلاعات مربوط به شبکه ارتباطی محدود، خصوصی یا اینترانت را می‌دهد.

سیستم‌های مدیریت اسناد

سیستم‌های مدیریت سند کاربران را قادر به ذخیره، اشتراک‌گذاری، برچسب و گاهی اوقات تغییر دادن اسناد براساس مجوزهای دسترسی می‌سازد. این شکل مدیریت دانش می‌تواند پیدا کردن کاربران و دسترسی به اطلاعات را آسان کند.

چت بات

چت بات یک برنامه کامپیوتری است که برای کار بدون یک اپراتور انسانی ایجاد شده‌است و تعامل بین انسان و ماشین‌ها را ممکن می‌سازد. چت بات از یادگیری ماشین برای ارائه پاسخ به سوالات مطرح‌شده به زبان طبیعی استفاده می‌کنند. این ابزار مدیریت دانش یک منبع اولیه از اطلاعات فوری را با انجام اسکن برای کارکنان و کاهش استرس ناشی از نیاز به جستجوی یک سیستم CMS و یا سند فراهم می‌کنند.

گروه افزار

سیستم‌های گروه افزار هم‌کاری بین کارمندان را با قادر ساختن آن‌ها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در تقویم یا پیغام‌های پاسخ در لحظه تسهیل می‌کنند.

مزایا و کاربرد مدیریت دانش چیست؟

فواید و مزیت‌های مدیریت دانش برای شما و کسب‌وکارتان می‌تواند بسیار گسترده باشد. برخی از مهم ترین مزایای مدیریت دانش موثر عبارتند از:

یک مرکز تماس کارآمدتر

ابزارهای که به مشتریان اجازه می‌دهند به سوالات خودشان پاسخ دهند، تماس‌های ورودی را در مرکز تماس انتقال داده، حجم کلی درخواست‌ها - و هزینه‌ها را کاهش دهند. اجرای موفق ارکان سیستم مدیریت دانش همچنین به نمایندگان امکان دسترسی به یک شبکه یکپارچه برای کمک به بالا بردن سرعت تماس و کاهش زمان جابجایی متوسط را می‌دهد.

افزایش هم‌کاری ذی‌نفعان

یک سامانه مدیریت دانش سازمانی می‌تواند به اتصال کارمندان کل سازمان و نیز مشتریانی که می‌توانند پاسخ‌های مربوط و جذاب را ارایه دهند، کمک کند. همچنین با استفاده از آموزش های کارکنان میتوان مقاله‌های پویای دانش را برای کارکنان خدمات مشتریان ایجاد نمود.

بهبود تجربه مشتری و حل سریع مسائل

تجربه مشتری زمانی بهبود می‌یابد که مشتریان بتوانند به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. مدیریت دانش با ارائه پاسخ صحیح و دقیق و دسترسی به انواع دانش و مطالب اطلاعاتی وفاداری مشتری را افزایش می‌دهد.

کاهش هزینه عملیاتی پایین با مدیریت دانش

هزینه‌های عملیاتی خود را مدیریت کرده و از تخصص کارکنان خود استفاده کنید، در این حال بهره‌وری سرویس خود را بهبود بخشید تا نیازهای کاربران خود را برآورده کنید.

افزایش روحیه کارکنان

تشخیص سهم کارمندان در موفقیت کلی شرکت، کارمندان را به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از دانشی که دارند تشویق می‌کند. همچنین اهداف حرفه‌ای فردی را با اهداف شرکت هماهنگ می‌کند و یک فرهنگ سازمانی ایجاد می‌کند که در آن دانش به طور آزادانه بین کارکنان و مدیریت به اشتراک گذاشته می‌شود.

فرآیند مدیریت دانش

چهار فرآیند مدیریت دانش کلیدی وجود دارد. این موارد عبارتند از:

جمع‌آوری دانش : شامل ورود داده‌ها، شناسایی ویژگی‌ها و بررسی آن، استخراج اطلاعات از منابع مختلف و جستجوی اطلاعات دیگر است.

ذخیره و سازمان دهی دانش: این مرحله شامل فهرست بندی و نمایه‌سازی محتوا در یک سیستم مدیریت دانش برای یافتن و ایجاد ارتباط درون این محتوا جهت ارائه اطلاعات مرتبط بیشتر برای درک بهتر کاربران است.

توزیع دانش : از طریق این مرحله از فرآیند، کاربران می‌توانند به اطلاعات، از جمله سوالات متداول، ویدیوها، مقالات و دفترچه‌های راهنما دسترسی داشته باشند.

استفاده از دانش : هنگامی که اطلاعات به کاربران توزیع می‌شود، باید آن را عملی کنند.

مراحل اجرای مدیریت دانش

لازم است پیش از اجرای یک چارچوب مدیریت دانش، برنامه‌ای داشته باشیم. کسب و کارها می‌توانند این گام‌ها را برای تضمین موفقیت یک برنامه گسترده تجاری انجام دهند:

اهداف برنامه را مشخص کنید . رهبری باید آنچه را که در فرآیندهای کسب‌وکار - مانند آموزش نیروی تازه کار- حائز اهمیت و اهداف کوتاه‌مدت و بلند مدت هستند را مستند کند.

کارمندان در فرآیند اجرا مشارکت دهید . کارکنان باید فرآیند جدید را یاد بگیرند و در مورد روشی که آن‌ها دانش را به اشتراک می‌گذارند، تجدید نظر کنند. کسب و کارها باید "قهرمانان" مدیریت دانش را منصوب کنند تا به این تغییر کمک کنند و دیگران را تشویق به اشتراک دانش و ارائه بازخورد به تیم اجرایی کنند.

رویه‌های مشروح تعیین کنید . این مرحله شامل نحوه ثبت، سازماندهی و ارائه دانش است. همچنین شامل ایجاد بهترین تجارب مدیریت دانش نیز می‌شود.

نیازهای تکنولوژی را مشخص کنید . کسب و کارها می‌توانند نیازهای خود را براساس اهداف برنامه خود تعیین کنند. آن‌ها همچنین باید درک کنند که هرکدام کارمندان فن‌آوری در حال حاضر از چه چیزی استفاده می‌کنند، چه کاری را باید انجام دهند و چه کاری نباید انجام دهد، و چرا. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تکنولوژی موجود نیازهای کسب‌وکار را برآورده نمی‌کند.

یک نقشه راه بسازید . در این مرحله از فرآیند، کسب‌وکار باید حمایت رهبری را در این تلاش همراه با بودجه برنامه افزایش دهد. تهیه این نقشه راهنما ممکن است ماه‌ها و یا حتی سال‌ها طول بکشد.

اجرای برنامه . زمانی که شرکت‌ها فرآیندها و فن‌آوری را در محل توام فرهنگ سازمانی داشته باشند، زمان شروع برنامه است.

اندازه‌گیری موفقیت و بهبود برنامه . تنها وجود و فعال بودن یک سامانه مدیریت دانش در حال حاضر به معنای پایان کار نیست. کسب و کارها باید موفقیت برنامه خود را اندازه‌گیری کرده و بهبودهای مداوم برای کارایی بهینه انجام دهند. کسب و کارها باید کارت‌های امتیاز ایجاد کنند که عملکرد، کیفیت، انطباق و ارزش را نشان دهند. نتایج ممکن است بلافاصله واضح نباشد، اما کسب‌وکار نتایج را در طول زمان خواهد دید.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

دانش در واقع قدرت است. اگر بتوانید با اجرای ابعاد مدیریت دانش، جمع آوری اطلاعات مهم، ترویج فرهنگ اشتراک دانش در محل کار، شناسایی و ساختار منابع اطلاعات مهم را انجام دهید، کسب‌وکار شما به مزیت رقابتی دست خواهد یافت.

اجرای موفقیت آمیز یک استراتژی مدیریت دانش صحیح در اولین مرحله ممکن است. در چنین مواردی، به دنبال کمک از یک متخصص باشید. زمان و برنامه خود را به درستی برنامه‌ریزی کنید. مدیریت دانش کارآمد یک شبه اتفاق نمی‌افتد. فرایندهای خود را بهبود دهید. بررسی کنید کارکنان شما چطور اشتراک‌گذاری دانش را پذیرفته و آن را انجام می‌دهند. نرم افزار مدیریت دانش خود را به طور پویا و برای دستیابی نتایج بلند مدت برنامه ریزی کنید.