مدیریت پروژه فقط برای مدیران پروژه نیست: ۴ مهارتی که باید بلد باشید

باور کنید یا نکنید، در طی سال‌ها پیشنهادهایی برای ارائه دوره‌های آموزشی مدیریت پروژه به افرادی که مدیر پروژه نیستند، داشته‌ام که تعدادشان از ارائه دوره‌های آموزشی به مدیران پروژه بیشتر بوده است. ممکن است غیرواقعی به نظر برسد اما حقیقت دارد.

سازمان‌ها به مزایای مهارت‌ها و توانایی‌های مدیریت پروژه پی برده‌اند و می‌خواهند که علاوه بر مدیران رسمی پروژه، همه افراد آن مجموعه مهارت‌ها را بلد باشند. در حالی که بیشتر متخصصان و کارشناسان شاید دارای عنوان رسمی «مدیر پروژه» نباشند، اما تقریبا همه افراد هر از گاهی پروژه‌هایی را مدیریت می‌کنند. اگر برای کودکی جشن تولد گرفته‌اید، یا یک مهمانی خانوادگی ترتیب داده‌اید و یا برنامه‌های یک گروه را تنظیم کرده‌اید، مدیریت پروژه انجام داده‌اید.

دکتر مایکل اوکانر عقیده دارد «مردم نمی‌دانند که قبلا چقدر مدیریت پروژه انجام داده‌اند. از بسیاری جهات مهارت‌های مدیریت پروژه همان مهارت‌هایی است که مادران در طی قرن‌ها از آنها استفاده کرده‌اند.»

بر طبق گفته‌های مایکل دپریسکو، معاون رئیس انجمن مدیریت پروژه (PMI)، تحقیقات نشان می‌دهد که «ما به سمت یک اقتصاد پروژه‌ای حرکت می‌کنیم. این اقتصاد فقط به چگونگی انجام کارها مربوط می‌شود.»

حمایت بیشتر از دیدگاه مهارت‌های مدیریت پروژه که از نظر جهانی قابل‌استفاده و سودمند باشد، حقیقتی است که به همین منظور، PMI بنیاد آموزشی‌ای برای آموزش کودکان ۹ تا ۱۵ساله ایجاده کرده است. در واقع، این بنیاد کمک می‌کند تا کودکان مهارت‌های مدیریت پروژه فرا بگیرند، زیرا باور اساسی بر این است که… مهارت‌های مدیریت پروژه مهارت‌های زندگی هستند.

کتاب‌های مدیریت پروژه سرشار از مفاهیم و مهارت‌هایی است که می‌تواند برای بیشتر افراد مفید باشد که این مفاهیم و مهارت‌ها عبارتند از تکنیک‌های برنامه‌ریزی، نمودارهای گانت، ساختارهای تجزیه کار، مفاهیم رهبری گروه و غیره.

در حالی که این مهارت‌ها (و مهارت‌های دیگر) مطمئنا مهارت‌های ارزشمندی برای درک مدیران غیرپروژه از مدیریت پروژه است، این مقاله چهار مهارت خاص و ویژه را معرفی می‌کند که ممکن است کمتر شناخته‌شده باشند اما می‌توانند تقریبا برای همه افراد در محیط کاری مزایای فراوانی داشته باشند.

مهارت ۱: استفاده از منشور پروژه

رشته مدیریت پروژه سرشار از ابزار، تکنیک‌ها و الگوها است، اما بی‌شک قوی‌ترین ابزار و تکنیکی که همه موارد را در برمی‌گیرد می‌تواند منشور پروژه باشد. بسیاری از سازمان‌ها با فاجعه «دست راست نمی‌داند دست چپ چه کاری انجام می‌دهد» درگیر هستند یا بخش عمده‌ای از مراحل اصلی را به‌خاطر اینکه افراد با آنها هماهنگ نیستند، از دست می‌دهند.

منشور پروژه توسط مدیران پروژه برای جلوگیری از بروز مشکلات در مسیر انجام پروژه استفاده می‌شود، تا همه افراد به توافق و هماهنگی دست پیدا کنند.

در حالی که منشورهای پروژه ممکن است شکل، قالب و حتی محتوای متفاوتی داشته باشند، پیش‌فرض اصلیِ کنار هم قرارگرفتن بازیگران اصلی برای دستیابی به اجماع در مورد این عناصر مهم پیش از شروع پروژه، بسیار ارزشمند است.

مهارت ۲: آزمایش ایده‌ها برای جداسازی ایده‌های بد

سال‌ها قبل وقتی پروژه کتاب «اگر آن کار را انجام دادم: اعترافات قاتل» اوجی سیمپسون بدشانس در لحظه آخر به‌دلیل اعتراضات مردمی و واکنش‌های منفی تبلیغاتی منتنفی شد، روپرت مرداک، مدیرعامل شرکت خبری بیانیه‌ای صادر کرد که در آن لغو پروژه کتاب را اعلام و آن را به‌عنوان یک پروژه نسنجیده و فکرنشده توصیف کرده بود. در حالی که کتاب قبلا نوشته، چاپ و برای ارسال به کتابفروشی‌ها بسته‌بندی شده بود، این پروژه به‌عنوان یک نمونه کامل اتفاقی رایج و فراگیر به نظر می‌رسید و در زمینه آزمایش کامل ایده پروژه شکست خورد.

برای جلوگیری از این اتفاق، مدیریت پروژه می‌آموزد که برخلاف تصور عامه «شروع» و نه « برنامه‌ریزی »، باید اولین مرحله مدیریت پروژه باشد. مرحله شروع روی بررسی ایده در چند سطح تمرکز دارد، خواه به‌پیچیدگی یک پرونده تجاری تمام‌وکمال باشد و خواه به‌سادگی یک نامه بررسی مزایا و معایب.

وقتی این پیش‌بررسی صورت نمی‌گیرد، «پروژه‌های ناموفق» می‌توانند از عوامل خطرناکی مانند اظهارنظر عجیب مدیر اجرایی در یک جلسه، یک عقیده نادرست یا ناآگاهانه یا یک واکنش عاطفی به یک حادثه، به وجود بیایند. در حالی که فرایند شروع می‌تواند قالب‌های متنوعی داشته باشد، در ادامه سوال‌های کلیدی دیده می‌شوند که آن‌ها را باید به‌عنوان بخشی از فرایند مد نظر قرار دهید.

سوال‌های کلیدی که باید در هنگام آغاز پروژه مطرح کنید:

• ما سعی داریم چه مشکلی را حل کنیم؟
• آیا این پروژه بهترین راه‌حل آن مشکل است؟
• آیا از منابعمان درست استفاده می‌شود (زمان، پول، تجهیزات، غیره)؟
• آیا سود و مزایای پیش‌بینی‌شده بیشتر از ریسک‌ها است؟
• ریسک‌های پیش‌بینی‌شده کدامند؟
• هزینه انجام‌ندادن پروژه چیست؟
• آیا باید پروژه را لغو کنیم؟

مهارت ۳: انجام تحلیل ریسک

در حالی که طرح‌ها و برنامه‌ها خیلی خوب هستند، همه می‌دانند که آنها به‌ندرت مطابق پیش‌بینی انجام می‌شوند. مشکلاتی پیش می‌آید، درست است؟ به‌جای به بیراهه‌رفتن با هر پیچ و چرخش غیرمنتظره، مدیران پروژه یاد گرفته‌اند که تحلیل‌های ریسک را به‌عنوان بخشی از فرایند برنامه‌ریزی معمول پروژه انجام دهند.
هری هال، استاد ریسک پروژه عقیده دارد که «همه ما مدیران ریسک هستیم، بعضی‌ها بهتر از دیگران این کار را انجام می‌دهند.»

تجزیه و تحلیل ریسک، درباره برنامه‌ریزی در مورد موضوعی است که اشتباه انجام می‌شود و اجرای سرسری پروژه‌ها بدون اینکه برای انجام چندین مرحله تحلیل‌های ریسک وقت گذاشته شود، اگرچه خطرناک نیست اما خام‌دستانه و بدون دقت است. واقعیت ناخوشایند این است که سازمان‌ها همیشه این کار را انجام می‌دهند! آنها به امید دستیابی به بهترین نتایج با سرعت کار را انجام می‌دهند و معمولا بعدا هزینه آن را می‌پردازند.

انتخاب روش تحلیل ریسک به اندازه اقدام عملی بر اساس یافته‌ها دارای اهمیت نیست. به یاد داشته باشد که یافته‌های تحلیل ریسک می‌توانند استفاده شوند برای…

• کمک به ارسال یک پیام دشوار به یک مدیر ارشد یا سهام‌دار
• تهیه یک پرونده برای منابع اضافی، حمایت یا دوره‌ای متفاوت از فعالیت‌ها
• کاهش اضطراب گروه در مورد «کاری که می‌تواند اشتباه انجام شود»
• فراهم‌کردن فرصت‌هایی در جهت اجتناب از / کاهش ریسک‌ها از طریق برنامه‌ریزی حمایتی برای وظایف کلیدی

مهارت ۴: راستی‌آزمایی پروژه‌ها

تعریف رایج جنون این است، انجام مکرر یک کار یکسان و انتظار نتیجه متفاوت داشتن. عجیب به نظر می‌رسد اما بیشتر سازمان‌ها همیشه درگیر جنون هستند. چرا؟ به‌خاطر اینکه وقتی که یک پروژه یا کار به اتمام می‌رسد، بدون شک لحظه دیوانه‌کننده‌ای است که پروژه بعدی باید بدون صرف وقت برای فکرکردن درباره تغییرات احتمالی آتی، شروع شود.

در واقع، این پاسخ واکنشی است که اغلب ما را از فرصت استفاده از آنچه در آخرین پروژه برای اصلاح و بهبود پروژه‌های آتی آموخته‌ایم، دور می‌کند. در حالی که برخی محیط‌ها مانند بیمارستان‌ها و محیط‌های نظامی که روزانه با مرگ و زندگی درگیر هستند، راستی‌آزمایی (یا فعالیت‌های پس از مرگ) به‌عنوان بخشی از روند عادی کارشان است، بسیاری دیگر از محیط‌های کاری از راستی‌آزمایی غافل هستند و این یک فرصت ازدست‌رفته بزرگ است.

راستی‌آزمایی را می‌توان در مورد جلسات، رویدادهای مهم، پروژه‌ها و حتی وظایف به کار برد. هدف این است که به‌سادگی در پایان پروژه کمی وقت صرف کنید (یا حتی در طی مراحل انجام پروژه در پروژه‌های طولانی‌تر) برای سنجش و راستی‌آزمایی اینکه چه کاری خوب انجام شده و چه کاری می‌توانست به شکل دیگری انجام شود.

درک خطاهای (یا موفقیت‌های) گذشته عنصر ضروری برای پیشرفت مداوم است و متخصصانی که در این کار مهارت دارند، ارزش خود را برای سازمان افزایش می‌دهند.

اگر معمولا دوره‌های مدیریت پروژه را در برنامه پیشرفت آموزشی خود در نظر نمی‌گیرید، احتمالا مرتکب اشتباه بزرگی می‌شوید. با افزایش تقاضا برای مهارت‌های مدیریت پروژه، این کار در حال تبدیل‌شدن به یک برنامه همگانی است.

در گزارش «رشد شغلی و شکاف استعدادیابی مدیریت پروژه ۲۰۱۷ - ۲۰۲۷» آمده است که تا سال ۲۰۲۷ کارفرمایان به ۸۷٫۷ میلیون نفر در مشاغل مربوط به مدیریت پروژه احتیاج خواهند داشت، در حالی که با کمبود قابل‌توجه افراد مستعد روبه‌رو می‌شوند.

با وجود اینکه که این چهار مهارت منحصر به مدیریت پروژه نیست، این مهارت‌ها در این رشته شناخته شده و به کار گرفته می‌شوند و متاسفانه از دید افراد خارج از رشته مدیریت پروژه دور مانده‌اند. بنابراین، اگر فکر کرده‌اید که مهارت‌های مدیریت پروژه فقط برای حرفه و شغل مدیران پروژه است، دوباره درباره آنها فکر کنید! مهارت‌های مدیریت پروژه فقط باعث افزایش تاثیر شما در محیط کار نمی‌شوند، بلکه این مهارت‌ها می‌توانند ارزش شما را در بازار کار نیز افزایش دهند.

نویسنده: دانا براونلی (Dana Brownlee)
مترجم: میلاد قزللو
عنوان اصلی مقاله: Project Management Isn't Just For Project Managers: 4 Skills You Need To Know
نشریه: Forbes